Zobacz przykładowe realizacje z naszego portfolio.
Organizacja konferencji lub kongresu wbrew pozorom jest często bardzo czasochłonnym i skomplikowanym przedsięwzięciem. Jako pomysłodawca takiego wydarzenia musisz zadbać i pamiętać o wielu rzeczach na raz. Dopilnowanie budżetu, przygotowanie odpowiednich materiałów, harmonogramu, reklam, zaproszeń, zapewnienie cateringu, sali oraz techniki to nie lada wyzwanie. A to tylko niektóre elementy, o które należy bezwzględnie się zatroszczyć. Oczywiście możemy poprosić o pomoc naszych pracowników, ale czy podołają oni tak wymagającemu zadaniu? Zważywszy na biznesowy charakter wydarzenia, nie możemy pozwolić sobie na żaden błąd. Organizację profesjonalnej konferencji biznesowej warto powierzyć specjalistom w tej dziedzinie, którzy zajmą się kompleksowym przygotowaniem eventu. Mowa tu oczywiście o agencji eventowej.
W zasadzie jest to pierwsza rzecz jaką powinieneś się zająć. Musisz dokładnie określić czego ma dotyczyć Twoja konferencja lub kongres. W tym momencie koniecznie przygotuj tematy jakie pojawią się w trakcie prelekcji oraz spotkań. Ważne też będzie określenie celu, jaki ma przyświecać Twojemu wydarzeniu. Bez względu na to, czy chcesz zaprezentować swój nowy produkt, podsumować rok lub zdobyć nowych klientów, kontrahentów lub kontakty, to powinien być Twój punkt wyjściowy do dalszych działań. Warto też czasem w program konferencji wpleść szkolenia biznesowe, ale jest to temat na osobny artykuł.
Ten podpunkt łączy się bezpośrednio z pierwszym. Musisz od początku wiedzieć, dla kogo organizujesz swoje wydarzenie. Grono uczestników może być bardzo różnorodne: pracownicy, przyszli lub obecni partnerzy biznesowi, potencjalni klienci. Każda z tych grup ma inne potrzeby, a rozróżnienie ich na tym etapie pozwoli Ci na uniknięcie wielu potencjalnych problemów w trakcie organizacji wydarzenia.
Wbrew pozorom odpowiednio dobrany termin może zadecydować o sukcesie lub porażce wydarzenia. Zazwyczaj kiepskim pomysłem będą miesiące letnie, na które przypada szczyt sezonu urlopowego. Potencjalni uczestnicy planują wakacje często o wiele wcześniej, niż Ty zaczniesz w ogóle myśleć o konferencji. Wychodzimy z założenia, że Ty najlepiej znasz środowisko dla którego organizujesz event i wybierzesz odpowiednią dla siebie i potencjalnych uczestników datę. Ale zawsze możesz liczyć na naszą radę i wsparcie!
Organizacją konferencji biznesowej lub kongresu powinna zająć się firma, która ma odpowiednie doświadczenie w tym zakresie poparte konkretnymi realizacjami. Warto postawić na sprawdzoną firmę, która posiada również potwierdzenie swoich kompetencji w postaci zdobytych nagród uznaniowych lub certyfikatów.
 | Posiadamy CERTYFIKAT PCO Potwierdzeniem naszych kompetencji związanych z organizacją profesjonalnych konferencji i kongresów jest otrzymanie certyfikatu Profesjonalnego Organizatora Kongresów (PCO) oraz rekomendacji na lata 2022-2023 przez Convention Bureau Wrocław. System rekomendacji (PCO) dotyczy firm, które zajmują się kompleksową organizacją oraz obsługą tego typu wydarzeń. By dołączyć do programu należy wykazać swoją działalność w zakresie PCO i zrealizowaną ilość konferencji, kongresów. Więcej informacji znajdziecie na stronie: |
Jednym z najważniejszych elementów organizacji konferencji jest zaplanowanie budżetu. Zastanów się ile Twoja firma może przeznaczyć na takie wydarzenie. Informacja ta będzie niezwykle istotna dla agencji, do której zwrócisz się o pomoc przy organizacji wydarzenia. O ile Ty sam znasz swoje wydatki (koszt ściągnięcia prelegentów, środki na reklamę), tak firma eventowa musi wiedzieć w jakim przedziale kwotowym może szukać odpowiednich dla Ciebie rozwiązań logistycznych, przestrzennych czy cateringowych.
Na Twoją konferencję lub kongres z powodzeniem możesz szukać również sponsorów. Musisz pamiętać, że nie zawsze możesz liczyć na wsparcie pieniężne. Często bowiem jest współpraca opiera się jednak na barterze – w zamian za ekspozycję logotypu danej firmy w materiałach promocyjnych i na samym evencie, możesz otrzymać gadżety dla uczestników. Goście, którzy nie wyjadą do domów z pustymi rękami zawsze dobrze będą wspominać Twoje wydarzenie.
Abyś nie musiał martwić się i niepotrzebnie stresować, jako agencja eventowa, o całą organizację konferencji lub kongresu zatroszczymy się za Ciebie. Musisz nam tylko powiedzieć o swoich planach i budżecie. Jeśli będziemy wiedzieć ile pieniędzy możesz przeznaczyć na wydarzenie, będzie nam prościej połączyć ze sobą odpowiednie elementy konferencyjnej układanki.
Lokalizacja jest bardzo istotnym elementem organizacji konferencji lub kongresu. Nierzadko ciężko znaleźć dobry obiekt z odpowiednim zapleczem konferencyjnym (duże sale, nowoczesne wyposażenie) i dostępnym terminem. Dlatego jest to jedna z kluczowych kwestii, od których warto zacząć planowanie całego przedsięwzięcia. Możemy oczywiście pomyśleć o ulokowaniu gości w jednym miejscu, a organizację prelekcji, spotkań czy wykładów w drugim, jednak powoduje to dodatkowe trudności logistyczne. Coraz więcej obiektów staje jednak na wysokości zadania oferując wysokiej jakości bazę noclegową oraz w pełni wyposażone centrum konferencyjne.
Musimy sprawdzić również jak obiekt skomunikowany jest z lotniskiem i dworcem kolejowym oraz czy da się do niego bezproblemowo dojechać autem oraz zaparkować w pobliżu. Obiekty oddalone od cywilizacji, do których dojazd jest utrudniony, mogą skutecznie zniechęcić potencjalnych uczestników konferencji do przyjazdu już na starcie.
Wyjściem z sytuacji może być wynajęcie firmy transportowej, która dowiezie wszystkich z miejsca zbiórki na miejsce wydarzenia, jednakże należy liczyć się w tym momencie z dodatkowymi kosztami.
Warto też sprawdzić, czy w wybranym przez nas miejscu są klimatyzowane sale i pokoje hotelowe! Co prawda mamy XXI wiek, ale czasem można się naprawdę bardzo niemile zaskoczyć.
Obiekty stworzone typowo pod obsługę konferencji muszą oferować najwyższą jakość technicznego wyposażenia audiowizualnego i w przypadku nowoczesnych sal konferencyjnych zazwyczaj tak jest. Naszym zadaniem będzie sprawdzenie czy wszystkie rzutniki są odpowiedniej mocy, czy każda sala ma ekran, czy nagłośnienie jest sprawne, czy sale wyposażone są w odpowiednią ilość krzeseł i stołów oraz kontaktów. Sprawdzimy, czy w każdym miejscu dostępny jest Internet oraz czy da się odpowiednio zaciemnić salę pod pokazy multimedialne.
W przypadku, gdy konferencja będzie odbywała się w miejscu, które nie zapewnia któregoś z multimediów, zadbamy o wypożyczenie sprzętu i dostarczenie go do obiektu. Jesteśmy w stanie zapewnić oprawę techniczną każdego wydarzenia, wraz z efektowną i atrakcyjną scenografią.
Żaden event nie może się obecnie odbyć bez odpowiedniego zaplecza gastronomicznego. W trakcie “dnia konferencyjnego” uczestnicy muszą mieć zapewniony stały dostęp do wody, napojów, kawy, herbaty i przekąsek. Obowiązkiem będzie również zorganizowanie przerwy na lunch. To właśnie wtedy zawiązuje się najwięcej znajomości i zdobywa najciekawsze kontakty – nie tylko towarzyskie.
Stale współpracujemy z kilkunastoma sprawdzonymi firmami cateringowymi na terenie całej polski, które obsługą tego typu imprez zajmują się od lat. Dzięki temu jesteśmy w stanie przygotować indywidualne menu tylko dla Ciebie.
Dodatkowym atutem Twojego eventu z pewnością będzie zadbanie o mniej oficjalną część konferencji. Gdy już wszyscy spędzą długie godziny na wykładach, prelekcjach i spotkaniach należy im się chwila wytchnienia. Posiadamy bogate doświadczenie również i w tej kwestii. Z powodzeniem zorganizujemy dla Ciebie gry i zabawy integracyjne w dzień oraz imprezę tematyczną na wieczór. Naszą pełną ofertę znajdziesz w dziale imprezy tematyczne lub team building.
Nie możemy również zapomnieć o brandingu i promocji całego przedsięwzięcia. Na Twoje zlecenie możemy zadbać o przygotowanie koncepcji graficznej wydarzenia, logotypów i materiałów promocyjnych. Możemy też wziąć na siebie działania PR-owe i aktywnie propagować event poprzez newsletter, media tradycyjne i media społecznościowe. Aby odnieść sukces, musi być o Twojej konferencji lub kongresie naprawdę głośno.
Zadbamy również o oprawę graficzną konferencji już w miejscu docelowym. Przygotujemy ścianki informacyjne, ścianki do zdjęć, teczki, torby, materiały, rollupy, trybunki i zadbamy o rozmieszczenie wszelkich gadżetów w odpowiednich miejscach. Zajmiemy się odpowiednim oznakowaniem sal oraz punktów gastronomicznych. Uczestnicy eventu muszą od początku wiedzieć, gdzie się znajdują i w jakim wydarzeniu biorą udział. O to, aby broszury informacyjne trafiły do każdego gościa zadbają już nasze hostessy. Tak przygotowany kongres z pewnością zapadnie uczestnikom w pamięć.
Podczas takiego wydarzenia bardzo ważne jest, aby w profesjonalny sposób zaprezentować treści jakie chcemy przekazać. Wyniki, analizy, prognozy na przyszłość, plany sprzedażowe czy nowy produkt, to wszystko warto pokazać w sposób nie tylko rzetelny lecz również efektowny. Dlatego właśnie oferujemy usługę przygotowania profesjonalnej prezentacji, na bazie dostarczonych materiałów. Będzie to świetne wsparcie i pomoc wizualna dla przekazywanych informacji. Zadbamy o to, by wszystko wyglądało jasno i przejrzyście, a dane były przedstawione w nowoczesny i klarowny sposób. Oprócz tego w trakcie konferencji zajmiemy się obsługą prezentacji, aby wszystko poszło sprawnie oraz bezproblemowo.
Precyzyjny scenariusz imprezy, stała opieka nad gośćmi i prelegentami oraz dopracowanie każdego szczegółu eventu i jego atrakcji dodatkowych – tym wszystkim zajmiemy się podczas realizacji konferencji lub kongresu. Jesteśmy i pracujemy z klientem już od samego początku, wspierając go w komunikacji z uczestnikami wydarzenia. Pomożemy w procesie rejestracji uczestników, utworzymy landing page wydarzenia, przygotujemy materiały graficzne i audiowizualne promujące Państwa event, zadbamy i kompleksową i bezproblemową realizację.
Poprzez współpracę ze sprawdzonymi partnerami i podwykonawcami, realizujemy konferencje biznesowe na najwyższym poziomie. Zadbamy o takie elementy jak:
Oprócz części oficjalnej i konferencyjnej zapewnić możemy również wyjątkową oprawę rozrywkową i integracyjną. Konferencję zwieńczyć możemy uroczystym bankietem, szaloną imprezą lub ciekawymi zajęciami integracyjnymi.
Profesjonalna organizacja konferencji biznesowych z Argentum Event – zapraszamy do kontaktu!
Sprawdź również na naszym blogu, dlaczego warto organizować firmowe eventy promocyjne! Zapraszamy również do lektury artykułu o „7 sprawdzonych sposobach na udaną konferencję firmową”!
Copyright @ 2024 Agencja Eventowa Argentum Event
