KONFERENCJE I KONGRESY FIRMOWE


  • Posiadamy duże doświadczenie w profesjonalnej organizacji konferencji i kongresów i z chęcią pomożemy Ci w kompleksowej obsłudze Twojego wydarzenia.
  • Zadbamy o przygotowanie atrakcyjnej koncepcji wydarzenia, zapewnimy przestrzeń konferencyjną z odpowiednim wyposażeniem i zapleczem, zatroszczymy się o logistykę, catering i atrakcje dla uczestników
  • Zapewniamy wsparcie w promocji eventu i działaniach PR-owych, zaprojektujemy i wykonamy materiały konferencyjne i gadżety dla uczestników

Przykładowe realizacje


Zobacz przykładowe realizacje z naszego portfolio.

Kompleksowa organizacja konferencji i kongresów


Organizacja konferencji lub kongresu wbrew pozorom jest często przedsięwzięciem bardzo czasochłonnym i skomplikowanym. Jako pomysłodawca takiego wydarzenia musisz zadbać i pamiętać o wielu rzeczach na raz. Aby wszystko poszło jak należy koniecznością jest dopilnowanie przez Ciebie m.in budżetu, materiałów, sali i techniki, harmonogramu, logistyki, reklam, zaproszeń, cateringu itp. A to tylko niektóre elementy, o które należy bezwzględnie się zatroszczyć. Część tych obowiązków możesz oczywiście przerzucić na swoich pracowników. Ale czy to się Tobie opłaci? Czy Twoi pracownicy na tyle swobodnie poruszają się w świecie organizacji wydarzeń, by o niczym nie zapomnieć? Aby zaoszczędzić czas, pieniądze i zasoby ludzkie najlepszym rozwiązaniem przy organizacji konferencji będzie zwrócenie się o pomoc do profesjonalnej agencji eventowej. Dzięki temu z pewnością będziesz spać lepiej, i wszystko odbędzie się bez zbędnych komplikacji.

Temat oraz cel organizowanej konferencji

W zasadzie jest to pierwsza rzecz jaką powinieneś się zająć. Musisz dokładnie określić czego ma dotyczyć Twoja konferencja lub kongres. W tym momencie koniecznie przygotuj tematy jakie pojawią się w trakcie prelekcji oraz spotkań. Ważne też będzie określenie celu, jaki Ci przyświeca. Bez względu na to, czy chcesz pokazać światu swój nowy produkt lub podsumować rok, czy chcesz zdobyć nowych klientów, kontrahentów lub kontakty, to powinien być Twój punkt wyjściowy do dalszych działań.

Dla kogo organizujesz konferencję?

Ten podpunkt łączy się bezpośrednio z pierwszym. Musisz od początku wiedzieć, dla kogo organizujesz swoje wydarzenie. Grono uczestników może być bardzo różnorodne: pracownicy, przyszli lub obecni partnerzy biznesowi, potencjalni klienci. Każda z tych grup ma inne potrzeby, a rozróżnienie ich na tym etapie pozwoli Ci na uniknięcie wielu potencjalnych problemów w trakcie organizacji wydarzenia.

Kiedy organizujesz swoją konferencję lub kongres?

Wbrew pozorom odpowiednio dobrany termin wydarzenia może zadecydować o sukcesie lub porażce wydarzenia. Zazwyczaj kiepskim pomysłem będą miesiące letnie, na które przypada szczyt sezonu urlopowego. Potencjalni uczestnicy planują wakacje często o wiele wcześniej, niż Ty zaczniesz w ogóle myśleć o konferencji. Wychodzimy z założenia, że Ty najlepiej znasz środowisko dla którego organizujesz event i wybierzesz odpowiednią dla siebie i potencjalnych uczestników datę. Ale zawsze możesz liczyć na naszą radę i wsparcie z naszej strony!

Jaki masz budżet?

Jednym z najważniejszych elementów organizacji konferencji jest zaplanowanie budżetu. Zastanów się ile Twoja firma może przeznaczyć na takie wydarzenie. Informacja ta będzie niezwykle istotna dla agencji, do które zwrócisz się o pomoc przy organizacji. O ile Ty sam znasz swoje wydatki (koszt ściągnięcia prelegentów, środki na reklamę), tak firma eventowa musi wiedzieć w jakim przedziale kwotowym może szukać odpowiednich dla Ciebie rozwiązań logistycznych.

Na Twoją konferencję lub kongres z powodzeniem możesz szukać również sponsorów. Musisz pamiętać, że nie zawsze możesz liczyć na wsparcie pieniężne. Częsta bowiem jest współpraca barterowa – w zamian za ekspozycję loga danej firmy w materiałach promocyjnych i na samym evencie, możesz otrzymać gadżety dla uczestników. Goście, którzy nie wyjadą do domów z pustymi rękami zawsze dobrze będą wspominać Twoje wydarzenie.

Zadbamy o wszystkie detale!

Abyś nie musiał martwić się i niepotrzebnie stresować, jako agencja eventowa, o całą organizację zatroszczymy się za Ciebie. Musisz nam tylko powiedzieć o swoich planach i budżecie. Jeśli będziemy wiedzieć ile możesz wydać, będzie nam prościej znaleźć odpowiedni element konferencyjnej układanki.

Lokalizacja wydarzenia

Lokalizacja jest bardzo istotnym elementem organizacji konferencji lub kongresu. Nierzadko ciężko znaleźć dobry obiekt z odpowiednim zapleczem konferencyjnym i dostępnym terminem. Dlatego jest to jednak z kluczowych kwestii od których warto zacząć planowanie. Możemy oczywiście pomyśleć o ulokowaniu gości w jednym miejscu, a organizację prelekcji, spotkań czy wykładów w drugim, jednak powoduje to dodatkowe trudności logistyczne. Coraz więcej obiektów staje jednak na wysokości zadania oferując wysokiej jakości bazę noclegową oraz w pełni wyposażone centrum konferencyjne.

Musimy sprawdzić również jak obiekt skomunikowany jest lotniskiem i dworcem kolejowym oraz czy da się do niego bezproblemowo dojechać autem oraz zaparkować w pobliżu. Obiekty oddalone od cywilizacji, do których dojazd jest utrudniony, mogą skutecznie zniechęcić uczestników już na starcie.

Wyjściem z sytuacji może być wynajęcie firmy transportowej, która dowiezie wszystkich z miejsca zbiórki na miejsce wydarzenia, jednakże należy liczyć się w tym momencie z dodatkowymi kosztami

Zaplecze techniczne

Obiekty stworzone typowo pod obsługę konkurencji muszą oferować najwyższą jakość technicznego wyposażenia audiowizualnego. Naszym zadaniem będzie sprawdzenie czy wszystkie rzutniki są odpowiedniej mocy, czy każda sala ma ekran, czy nagłośnienie jest sprawne, czy sale wyposażone są w odpowiednią ilość krzeseł i stołów. Sprawdzimy, czy w każdym miejscu dostępny jest internet oraz czy da się odpowiednio zaciemnić salę pod pokazy multimedialne.

W przypadku, gdy konferencja będzie odbywała się w miejscu, które nie zapewnia któregoś z multimediów, zadbamy o wypożyczenie sprzętu i dostarczenie go do obiektu. Jesteśmy w stanie zapewnić oprawę techniczną każdego wydarzenia, wraz efektowną i atrakcyjną scenografią.

Catering

Żaden event nie może się obecnie odbyć bez odpowiedniego zaplecza gastronomicznego. W trakcie “dnia konferencyjnego” uczestnicy muszą mieć zapewniony stały dostęp do wody, napojów, kawy, herbaty i przekąsek. Obowiązkiem będzie również zorganizowanie przerwy na lunch. To właśnie wtedy zawiązuje się najwięcej znajomości i zdobywa najciekawsze kontakty – nie tylko towarzyskie.

Stale współpracujemy z kilkunastoma sprawdzonymi firmami cateringowymi na terenie całej polski, które obsługą tego typu imprez zajmują się od lat. Dzięki temu jesteśmy w stanie przygotować indywidualne menu tylko dla Ciebie.

Atrakcje towarzyszące

Dodatkowym atutem Twojego eventu z pewnością będzie zadbanie o mniej oficjalną część konferencji. Gdy już wszyscy spędzą długie godziny na wykładach, prelekcjach i spotkaniach należy im się chwila wytchnienia. Posiadamy bogate doświadczenie również i w tej kwestii. Z powodzeniem zorganizujemy dla Ciebie gry i zabawy integracyjne w dzień oraz imprezę tematyczną na wieczór. Naszą pełną ofertę znajdziesz w dziale imprezy tematyczne lub team building.

Gadżety i materiały konferencyjne

Nie możemy również zapomnieć o brandingu i promocji całego przedsięwzięcia. Na Twoje zlecenie możemy zadbać o przygotowanie koncepcji graficznej wydarzenia, logotypów i materiałów promocyjnych. Możemy też wziąć na siebie działania PR-owe i aktywnie propagować event poprzez newsletter, media tradycyjne i media społecznościowe. Aby odnieść sukces, musi być o Twojej konferencji lub kongresie naprawdę głośno.

Zadbamy również o oprawę graficzną wydarzeniu już w miejscu docelowym. Przygotujemy ścianki informacyjne i do zdjęć, teczki, torby, materiały, rollupy i trybunki i zadbamy o rozmieszczenie wszelkich gadżetów w odpowiednich miejscach. Zajmiemy się odpowiednim oznakowaniem sal oraz punktów gastronomicznych. Uczestnicy eventu muszą od początku wiedzieć, gdzie się znajdują i w jakim wydarzeniu biorą udział.  O to, aby broszury informacyjne trafiły do każdego gościa zadbają już nasze hostessy. Tak przygotowany kongres z pewnością zapadnie uczestnikom w pamięć.

Wyślij do nas zapytanie i zorganizuj z nami swój wymarzony event

Copyright @ 2019 Agencja Eventowa Argentum Event

Używamy cookies i podobnych technologii m.in. w celach: świadczenia usług, reklamy, statystyk. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. Pamiętaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia.