Organizacja wyjazdu integracyjnego to świetna okazja, żeby zespół mógł się lepiej poznać i złapać dobry klimat poza biurem. To nie tylko zabawa, ale też sposób na budowanie zaufania i sprawniejszą współpracę. Samo przygotowanie takiego wyjazdu wymaga jednak trochę skrupulatności – jeśli coś się rozjedzie, uczestnicy od razu to poczują. Dlatego przygotowaliśmy checklistę, która pomoże Ci zaplanować wszystko po kolei i uniknąć chaosu.
Na początek odpowiedz sobie szczerze – po co ten wyjazd robisz? Czy chodzi wyłącznie o zabawę i odprężenie, czy może chcesz też przy okazji przemycić szkolenia albo warsztaty dla zespołu? Jasno określone cele później znacznie ułatwią Ci wybór atrakcji i całej koncepcji imprezy.
Pieniądze to zawsze newralgiczny punkt–zanim zaczniesz rezerwować hotel czy atrakcje, ustal budżet. Podziel go na kategorie: transport, noclegi, catering, dodatkowe koszty. Warto też doliczyć poduszkę bezpieczeństwa na niespodziewane wydatki.
Pamiętaj, że hotel często dorzuca opłatę serwisową (nawet 10%), a wynajem sali albo przestrzeni na wyłączność do wieczornej kolacji to kolejna możliwa „pułapka” budżetowa. Przy mniejszych grupach sprawdzi się jeden wspólny stół w części restauracyjnej – koszty od razu niższe, a klimat bardziej kameralny.
Z terminem bywa różnie – czerwiec i wrzesień to najbardziej oblegane miesiące. Tu rywalizujesz nie tylko z innymi firmami, ale i z parami młodymi o weekendowe terminy. Lokalizacja natomiast powinna pasować do charakteru wyjazdu. Może to być miejsce w górach, ośrodek nad jeziorem albo obiekt blisko firmy – najważniejsze, żeby odpowiadało większości zespołu.
Program powinien być różnorodny – nie każdy lubi sporty, nie każdy też odnajdzie się w wykładzie motywacyjnym. Świetnie działają gry zespołowe, warsztaty kreatywne czy aktywności outdoorowe. Ważna rada: intensywne integracje i szkolenia najlepiej ustawić dzień przed główną imprezą wieczorną. Następnego dnia energia bywa już delikatnie niższa 😉.
Zawsze miej plan B na wypadek pogody – lepiej wynająć salę wcześniej, niż później gorączkowo szukać alternatywy.
Tutaj często wychodzą drobne „wpadki”. Autokar rusza punktualnie, a na trasie nagle okazuje się, że ekipa chce kilka dodatkowych postojów. Dodaj trochę buforu czasowego i problem z głowy.
W hotelach standardowy check-in to 15:00, więc jeśli od razu ruszacie na atrakcje, poinformuj uczestników, by mieli strój pod ręką. Bagaże obsługa schowa w depozycie.
Pamiętaj też o szczegółach: twin to dwa osobne łóżka, double – jedno duże. To wbrew pozorom istotne przy rezerwacji dla pracowników. VIP-om czy zarządowi warto zapewnić pokoje o podwyższonym standardzie.
Jedzenie to temat rzeka – i także mnóstwo potencjalnych zgrzytów. Duża grupa? Kolacja bufetowa sprawdzi się lepiej niż serwowana, która trwa wieczność. Upewnij się też, że zbierzesz wcześniej preferencje dietetyczne – wegetarian, wegan czy osoby na diecie bezglutenowej jest zwykle więcej, niż początkowo się wydaje.
Co do napojów – jeśli grupa nie jest wyjątkowo „rozrywkowa”, lepszym rozwiązaniem często jest określona liczba butelek zamiast open baru, który mocno podbija koszty.
Nie wysyłaj uczestników „w ciemno”. Przygotuj proste materiały informacyjne – np. landing page z agendą, informacjami o atrakcjach, adresie i godzinach.
Na miejscu nie zapomnij o apteczce i ubezpieczeniu NNW. Pamiętaj tylko, że nie każda polisa obejmuje sporty ekstremalne czy ewentualne incydenty po alkoholu. Niby banał, a potem potrafi wywołać problem.
Świetnym pomysłem jest też konferansjer czy moderator – osoba, która poprowadzi całość i sprawi, że program będzie trzymał się ram. Nie będziesz musiał wszystkiego „ciągnąć” samodzielnie.
Po powrocie zbierz feedback. Krótka ankieta online wystarczy, żeby dowiedzieć się, co poszło gładko, a co organizacyjnie wymaga poprawy przed kolejnym wyjazdem.
Dzięki tej checkliście planowanie wyjazdu integracyjnego wcale nie musi być stresujące. Kilka dobrze przemyślanych kroków sprawi, że zespół wróci z jeszcze lepszą energią i nowymi pomysłami.
Jeśli nie masz czasu, żeby wszystko ogarnąć samodzielnie, skontaktuj się z nami w Argentum Event. Zrobimy to razem – tak, żeby Twoi pracownicy długo wspominali ten wyjazd.
Copyright @ 2025 Wrocławska Agencja Eventowa Argentum Event