Właśnie dowiedziałeś się, że zostałeś głównym organizatorem eventu pracowniczego Twojej firmy. Gratulacje. Ale jako ktoś, kto spędził w firmie już jakiś czas, wiesz, że nie będzie to zadanie łatwe. Uczestniczyłeś już w imprezach, które były świetne, ale przytrafiały się też eventy, o których lepiej zapomnieć. Twoim zadaniem tym razem będzie zorganizowanie pikniku firmowego.
Zaproszenie pracowników do udziału w specjalnym wydarzeniu, jakim jest piknik firmowy, to doskonały sposób motywacji i zachęta do zaangażowania się. Takie imprezy plenerowe budują jedność w firmie i ważne jest, by zorganizować je dobrze. Dlatego stworzyliśmy ten poradnik.
Razem z szefostwem omów podstawowe założenia eventu i to, jakie ma on przynieść wyniki. Powodów do organizacji pikniku firmowego może być wiele. Zwiększenie morale pracowników. Pomoc w lepszym poznaniu swoich kolegów. Uznanie pracowników za ciężką, całoroczną pracę. A może chodzi tylko o dobrą zabawę. W tym przypadku nie ma złych odpowiedzi. Poznanie i zrozumienie celów wydarzenia pozwoli Ci z powodzeniem zaplanować całe przedsięwzięcie.
Często różne firmy mają różne tradycje i wytyczne odnośnie do zapraszania gości na swoje eventy. Dowiedz się, kogo Twoje szefostwo chciałoby podczas pikniku firmowego zobaczyć. Pozwoli Ci to zdecydować, czy udział w evencie wezmą tylko pracownicy firmy, czy będą mogli wziąć ze sobą swoich małżonków i dzieci. Co z emerytowanymi i zasłużonymi pracownikami. Czy przedstawiciele klientów, dostawców i partnerów również będą pożądanymi gośćmi. Ustalenie listy gości to trudne zadanie, podejdź do niego skrupulatnie.
Nie oszukujmy się, samemu nie dasz rady zorganizować wydarzenia na setki lub tysiące osób – będziesz potrzebować pomocy. Wybierz współpracowników, którzy pomogą Ci zdecydować, jak ma wyglądać Wasz piknik firmowy. Możesz ich wykorzystać, by dowiedzieć się, czego pracownicy Twojej firmy oczekują od takiego wydarzenia i czego się spodziewają. Również i taka pomoc w dniu wydarzenia bardzo się przyda. Zadbaj o stworzenie konkretnego i sprawnego zespołu, a najlepiej to…
Pracownicy w firmie zazwyczaj mają bardzo mało czasu na projekty poboczne, którym trzeba poświęcić wiele uwagi, a piknik firmowy takim projektem właśnie jest. Nie zwlekaj i zgłoś się do agencji eventowej, która z powodzeniem zajmie się organizacją tego wydarzenia. Nadal to Ty będziesz podejmować wszelkie decyzje odnośnie do wyglądu pikniku, ale wszystkie prace związane z organizacją wykona dla Ciebie firma eventowa.
Do samego końca utrzymaj wszelkie atrakcje w tajemnicy. Niech piknik firmowy będzie dla wszystkich niespodzianką. Nada to wydarzeniu dodatkowego kolorytu, a pracownicy będą o nim mówić dużo wcześniej, zastanawiając się, co ich czeka. Koncert gwiazdy. Tor przeszkód. Wyścigi. Pamiętaj jednak, że jeśli zaplanujesz aktywności, podczas których goście będą mogli się ubrudzić, daj im o takiej możliwości znać wcześniej, aby mieli czas się do tego odpowiednio przygotować.
Nie jest to konieczne, ale wybranie motywu przewodniego pikniku sprawi, że całe wydarzenie będzie atrakcyjniejsze. Jeśli wybrałeś pomocników, zapytaj ich, w jakim klimacie widzieliby ten event. Jeśli współpracujesz z agencją, poproś o ich propozycje na temat przewodni. Możliwości jest ogrom. Olimpiada firmowa. Eko Piknik. Apokalipsa zombie. A może coś z uniwersum Marvela albo Disneya. Możesz przeprowadzić ankietę wśród pracowników i dowiedzieć się, jaki klimat podoba im się najbardziej. Po inspirację warto też zajrzeć do naszego zestawienia 10 propozycji integracji firmowej dla pracowników – znajdziesz tam gotowe scenariusze, z których możesz czerpać pomysły także na piknik plenerowy.
Jeśli pracownicy Twojej firmy to urodzeni zwycięzcy, doskonałym pomysłem będzie zorganizowanie gier i zabaw, w których będą mogli ze sobą rywalizować. Nie tylko zapewnisz im świetną rozrywkę, ale i nauczysz współpracy w zespole. Nic bardziej nie integruje, niż walka o wspólny cel. Możliwości jest bardzo wiele: od zawodów sportowych po konkursy improwizacji kabaretowej. Jest tego tak dużo, że najprościej będzie odesłać Cię do naszej team buildingowej oferty.
Pracownicy uwielbiają wkręcać i angażować do zabaw swoich szefów. Postaraj się zaprosić ich do różnych aktywności lub wzięciu udziału w zawodach. Zrób im dowcip i wkręć w coś śmiesznego. Pamiętaj jednak, że powodzenie takiej akcji zależy w dużej mierze od ich „przysposobienia”. Musisz od początku wiedzieć, na co możesz sobie pozwolić, a na co nie.
Każdy w dzieciństwie, ku przerażeniu rodziców, lubił bazgrać po ścianach lub innych, zupełnie ku temu nieprzeznaczonych miejscach. Pomyśl o ściągnięciu na event atrakcji, podczas których uczestnicy będą mogli dać ujście kreatywności i wykazać się artystycznymi talentami. Kiedyś zbudowaliśmy „sztuczną” ścianę i zaprosiliśmy mistrzów sztuki graffiti. Oni przygotowali specjalne malowidło ścienne dla klienta, a uczestnicy eventu po drugiej stronie ściany stworzyli swoje własne arcydzieło, które później znalazło swoje miejsce na terenie firmy. Zabawy było co niemiara.
To niezwykle ważny element każdego pikniku – lokalizacja. Zrób wszystko, aby odbył się on na atrakcyjnym terenie zielonym. Jeśli firma dysponuje swoją przestrzenią, koniecznie sprawdź ją wcześniej, czy wszystkie atrakcje i scena oraz goście się na nim zmieszczą. Jeśli taką powierzchnią firma nie dysponuje, w mieście, w którym ma siedzibę, z pewnością znajdziesz inne ciekawe i przyciągające miejscówki.
Jednym z najważniejszych elementów każdego wydarzenia, a w szczególności plenerowego pikniku firmowego, jest jedzenie. Wybierz firmę cateringową, która będzie w stanie na poziomie obsłużyć dużą liczbę uczestników. Istotne jest też zadbanie o różnorodność i ograniczenia dietetyczne. Na evencie muszą pojawić się dania bezglutenowe, dla wegan oraz wegetarian. Dobrym pomysłem jest również zaproszenie na piknik kilku food trucków. Nie tylko będą dodatkową atrakcją, ale i unikniesz monotonności.
I zawsze miej plan awaryjny. Klimat się zmienia i pogoda często nas zaskakuje. W Polsce mniej więcej wiemy czego się spodziewać, ale może się zdarzyć, że pogoda zmieni się i dzień, który miał być słoneczny, okaże się pochmurny i będzie straszyć deszczem. Zawsze musisz mieć plan B w postaci, chociażby zapasowego miejsca pod dachem, gdzie da się przenieść chociaż z częścią przygotowanych atrakcji. Możesz również zmienić datę eventu, ale niech to będzie ostateczność.
Planując atrakcje, zadbaj o to, by mógł w nich wziąć udział każdy, lub zamów ich tyle, by wszyscy mogli znaleźć coś dla siebie. Nie możesz doprowadzić do sytuacji, gdzie ktoś na dużym pikniku dla pracowników będzie czuł się wykluczony. Nie każdy jest urodzonym sportowcem, nie każdy wykazuje się świetną sprawnością ruchową lub ma po prostu kontuzję czy inne ograniczenia. Agencja eventowa, z którą nawiążesz współpracę, z pewnością będzie mieć w tej kwestii niejedną propozycję.
Piknik firmowy ma być okazją do odetchnięcia dla pracowników. Mają się dobrze bawić i na chwilę zapomnieć o codziennych obowiązkach. Nie mówmy głośno o celach i założeniach, a podsumowania zostawmy na inną okazję. Jeśli szefostwo chce wygłosić przemówienie, nie ma problemu. Zasugeruj im jednak, aby ta przemowa była krótka i nie dotyczyła spraw związanych z obowiązkami pracowniczymi. W tym celu zaplanuj inne spotkanie, w innym miejscu, w innych okolicznościach.
Któż z nas nie lubi dostawać prezentów, nawet małych. Pomyśl o tym, aby rozdać uczestnikom na starcie małe gadżety związane z Twoją firmą. Nie powinno to znacząco wpłynąć na budżet całego przedsięwzięcia, a będzie naprawdę dobrze postrzegane przez wszystkich gości.
Teraz pozostaje Ci tylko zrelaksować się i dobrze bawić. Może i nie wszystko pójdzie zgodnie z planem, ale dopóki wszyscy bardzo dobrze się bawią, Twój piknik firmowy będzie sukcesem.
Planujesz piknik firmowy w swojej firmie?
Odezwij się – w pierwszej rozmowie (bez zobowiązań) omówimy cel wydarzenia, wielkość grupy i oczekiwania. Przygotujemy 2–3 warianty programu i dopasowane propozycje lokalizacji.
Ile czasu przed wydarzeniem zacząć planować piknik firmowy?
Optymalnie 4–6 miesięcy przed datą wydarzenia. Przy dużych piknikach (300+ osób) lub w wysokim sezonie (maj–czerwiec, wrzesień) warto zacząć nawet 8 miesięcy wcześniej, bo dobre lokalizacje i sprawdzone food trucki rezerwują się szybko. Last minute (poniżej 6 tygodni) jest możliwy, ale ogranicza wybór i zwykle podnosi koszty.
Ile osób potrzeba do organizacji pikniku firmowego?
Wewnątrz firmy – 1 osoba odpowiedzialna (główny organizator) plus 2–3 osoby do wsparcia w komunikacji wewnętrznej i koordynacji w dniu eventu. Strona produkcyjna (logistyka, technika, animacja, catering) leży po stronie agencji i obejmuje zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu osób w zależności od skali wydarzenia. Przy 500+ uczestnikach do samej obsługi technicznej i animacyjnej potrzeba ekipy 20–30 osób.
Czy zapraszać rodziny i dzieci na piknik firmowy?
To zależy od kultury firmy i celu wydarzenia. Pikniki rodzinne są coraz popularniejszym formatem – budują pozytywne skojarzenia z firmą również po stronie domowników pracownika, co działa na rzecz employer brandingu. Jeśli decydujecie się na format rodzinny, zaplanujcie osobną strefę dla dzieci (animacje, dmuchańce, malowanie twarzy) i odpowiednio zwiększcie pulę cateringu o porcje dziecięce.
Co zrobić, jeśli w dniu pikniku jest deszcz lub burza?
Plan B to absolutna podstawa. Najczęstsze rozwiązania: zadaszone namioty eventowe (rezerwujemy je domyślnie przy wszystkich plenerach), zapasowa sala wewnątrz obiektu lub przeniesienie wydarzenia o jeden dzień (jeśli pozwala na to harmonogram firmy). Burza to inna kategoria niż deszcz – przy ostrzeżeniach IMGW część atrakcji (sceny, dmuchańce, atrakcje pod chmurką) musi być wstrzymana ze względów bezpieczeństwa. To powinno być wpisane w umowę z agencją.
Czy piknik firmowy ma sens przy zespole zdalnym lub hybrydowym?
Ma sens szczególnie w takim modelu pracy. Przy zespole rozproszonym piknik często jest jedną z nielicznych okazji w roku, gdy ludzie spotykają się fizycznie – co zwiększa jego rolę integracyjną. Ważne, by zaplanować transport (lub dofinansowanie dojazdu) dla osób z innych miast oraz program, który nie wymaga znajomości codziennych biurowych żartów. Format „pierwszy raz spotykamy się na żywo” wymaga więcej icebreakerów i atrakcji w mniejszych grupach.
Copyright @ 2025 Wrocławska Agencja Eventowa Argentum Event