Otwarcie nowej linii, bądź hali produkcyjnej – o czym należy pamiętać, planując wydarzenie?

Wybierz termin, który nie koliduje z ważnymi targami branżowymi czy świętami.

• Dla gości biznesowych, przedstawicieli władz i mediów najlepsze będą godziny przedpołudniowe lub wczesne popołudnie w środku tygodnia. Dzięki temu masz pewność, że frekwencja dopisze.

Zastanów się, na kim zależy Ci najbardziej: na kluczowych klientach i kontrahentach, przedstawicielach lokalnych władz i mediów, a może chcesz świętować ten dzień z pracownikami i ich rodzinami?

• Pamiętaj, by zaraz po ustaleniu terminu rozesłać maile „save the date”, a następnie eleganckie zaproszenia nie później niż 3 tygodnie przed terminem.

To najważniejszy punkt dnia! Trasa zwiedzania musi być nie tylko ciekawa, ale przede wszystkim bezpieczna.

• Zadbaj o niezbędne środki ochrony osobistej – kaski, okulary, a w zależności od specyfiki miejsca, nawet specjalne kombinezony czy obuwie.
• Kluczową rolę odgrywa przewodnik. Wybierz osobę z pasją, która w interesujący sposób opowie o nowej technologii i procesach.
• Przy większych grupach warto wynająć zestawy słuchawkowe – sprawią, że każdy będzie słyszał przewodnika, nawet podczas pracy zakładu.

• Niezbędna będzie scena lub podest, z którego wygłoszone zostaną przemówienia.
• Świetnym pomysłem jest ekran, na którym możesz wyświetlić film z procesu powstawania linii lub prezentację pokazującą jej możliwości. Warto zainwestować w diodę (ekran LED-owy) – obraz będzie znacznie lepszej jakości niż na ekranie z rzutnika, szczególnie przy świetle dziennym.
• Jeśli spodziewasz się gości z zagranicy, nie zapomnij o tłumaczeniu symultanicznym i zestawach słuchawkowych.

• Układ krzeseł musi zapewniać gościom dobrą widoczność sceny.
• Jeśli jednak oficjalna część jest krótka, a gości wielu, rozważ aranżację ze stolikami koktajlowymi. To rozwiązanie sprzyja integracji, oszczędza miejsce i budżet.
• Jeśli miejsca jest wystarczająco – wybierz strefę chill z eleganckimi kanapami – i co ważne – miejscami do ładowania telefonu czy komputera – goście będą wam za to wdzięczni.

Menu musi być przemyślane.

• Goście prawdopodobnie wrócą jeszcze do swoich obowiązków, dlatego unikaj potraw, które mogą poplamić ubranie. Idealnie sprawdzą się eleganckie, ale proste finger foody.
• Pamiętaj o opcjach wegetariańskich i bezglutenowych.
• Ze względu na to, że większość gości prawdopodobnie przyjedzie samochodem, ogranicz alkohol lub podczas toastu zaserwuj wyśmienity bezalkoholowy zamiennik.

• Gości z pewnością zachęci urozmaicony program.
• Wystąpienie eksperta branżowego z ciekawym power speech’em z pewnością zainteresuje klientów czy kontrahentów, a lekkości wydarzeniu doda artystyczny występ.

Na imprezie z pewnością powstanie mnóstwo zdjęć.

• Zadbaj, by Twoje logo było widoczne w tle.
• Obrandowana ścianka do zdjęć to świetny i stosunkowo prosty sposób na promocję w mediach społecznościowych i materiałach prasowych.

Symboliczne przecięcie wstęgi to moment, na który wszyscy czekają – będzie to też najczęściej fotografowana i nagrywana chwila – zadbaj, aby wyszła perfekcyjnie!

• Wybierz i poinformuj osoby, które będą brały udział w ceremonii, oraz co ważne – ustal, w jakiej kolejności mają się ustawić, dzięki temu unikniesz zamieszania.
• Pamiętaj, aby wstęga była odpowiednio naciągnięta, a nożyczki ostre – ten mały detal pozwoli uniknąć wpadki.

Im więcej gości, tym więcej samochodów – nie zapomnij o tym.

• Zadbaj o odpowiednią ilość miejsc parkingowych i odpowiednio je oznacz.
• Jeśli na terenie waszej firmy nie ma wystarczająco miejsca – postaw na parking w najbliższej okolicy – warto wtedy rozważyć autokar czy bus, który będzie komfortowo dowoził gości na uroczystość.
• Kierowanie ruchem na parkingu: Aby zapewnić porządek i zmieścić wszystkie auta, warto zaangażować osobę, która będzie wskazywała konkretne miejsca do zaparkowania.

Drobne upominki na wyjściu to gest, który goście z pewnością docenią.

• Nie musisz inwestować w drogie prezenty.
• Symboliczny gadżet związany z firmą, lokalny smakołyk czy eleganckie materiały informacyjne w zupełności wystarczą, by pozostawić po sobie dobre wrażenie.

Nie oszczędzaj na dokumentacji wydarzenia.

• Profesjonalne zdjęcia i film posłużą Ci przez długi czas – w materiałach dla mediów, na stronie internetowej, w social mediach, a także jako świetna pamiątka dla zespołu i gości.