Otwarcie nowej linii, bądź hali produkcyjnej to kamień milowy w rozwoju firmy. To nie tylko zwieńczenie miesięcy ciężkiej pracy, ale także potężne narzędzie marketingowe i wizerunkowe.
Uroczyste otwarcie to szansa, by pokazać siłę i innowacyjność Twojej marki oraz wzmocnić jej pozycję w branży. To także idealny moment, by podziękować pracownikom za ich wkład i zaangażowanie, co realnie przekłada się na ich motywację i dumę z miejsca pracy. Co więcej, zapraszając lokalne władze i społeczność, budujesz pozytywne relacje i pokazujesz, że jesteś ważną częścią regionu. Nie zapominajmy o biznesie – taki event to doskonała okazja do zaprezentowania możliwości produkcyjnych i zdobycia nowych, cennych kontaktów.
Kluczowe elementy udanego otwarcia – o czym pamiętać?
Organizacja eventu w przestrzeni przemysłowej to wyzwanie, ale trzymając się kilku zasad, z pewnością osiągniesz sukces. Oto lista kluczowych punktów, o które musisz zadbać.
1. Data i godzina – znajdź idealny moment
Wybierz termin, który nie koliduje z ważnymi targami branżowymi czy świętami.
Dla gości biznesowych, przedstawicieli władz i mediów najlepsze będą godziny przedpołudniowe lub wczesne popołudnie w środku tygodnia. Dzięki temu masz pewność, że frekwencja dopisze.
2. Lista gości – kogo chcesz zaprosić?
Zastanów się, na kim zależy Ci najbardziej: na kluczowych klientach i kontrahentach, przedstawicielach lokalnych władz i mediów, a może chcesz świętować ten dzień z pracownikami i ich rodzinami?
Pamiętaj, by zaraz po ustaleniu terminu rozesłać maile “save the date”, a następnie eleganckie zaproszenia nie później niż 3 tygodnie przed terminem.
3. Zwiedzanie obiektu – serce programu
To najważniejszy punkt dnia! Trasa zwiedzania musi być nie tylko ciekawa, ale przede wszystkim bezpieczna.
Zadbaj o niezbędne środki ochrony osobistej – kaski, okulary, a w zależności od specyfiki miejsca, nawet specjalne kombinezony czy obuwie.
Kluczową rolę odgrywa przewodnik. Wybierz osobę z pasją, która w interesujący sposób opowie o nowej technologii i procesach.
Przy większych grupach warto wynająć zestawy słuchawkowe – sprawią, że każdy będzie słyszał przewodnika, nawet podczas pracy zakładu.
4. Oprawa techniczna – profesjonalizm w każdym calu
Niezbędna będzie scena lub podest, z którego wygłoszone zostaną przemówienia.
Świetnym pomysłem jest ekran, na którym możesz wyświetlić film z procesu powstawania linii lub prezentację pokazującą jej możliwości. Warto zainwestować w diodę (ekran LED-owy) – obraz będzie znacznie lepszej jakości niż na ekranie z rzutnika, szczególnie przy świetle dziennym.
Jeśli spodziewasz się gości z zagranicy, nie zapomnij o tłumaczeniu symultanicznym i zestawach słuchawkowych.
5. Aranżacja przestrzeni – komfort i funkcjonalność
Układ krzeseł musi zapewniać gościom dobrą widoczność sceny.
Jeśli jednak oficjalna część jest krótka, a gości wielu, rozważ aranżację ze stolikami koktajlowymi. To rozwiązanie sprzyja integracji, oszczędza miejsce i budżet.
Jeśli miejsca jest wystarczająco – wybierz strefę chill z eleganckimi kanapami – i co ważne – miejscami do ładowania telefonu czy komputera – goście będą wam za to wdzięczni.
6. Catering – smak, który zapada w pamięć
Menu musi być przemyślane.
Goście prawdopodobnie wrócą jeszcze do swoich obowiązków, dlatego unikaj potraw, które mogą poplamić ubranie. Idealnie sprawdzą się eleganckie, ale proste finger foody.
Pamiętaj o opcjach wegetariańskich i bezglutenowych.
Ze względu na to, że większość gości prawdopodobnie przyjedzie samochodem, ogranicz alkohol lub podczas toastu zaserwuj wyśmienity bezalkoholowy zamiennik.
7. Przyciągnij gości atrakcjami
Gości z pewnością zachęci urozmaicony program.
Wystąpienie eksperta branżowego z ciekawym power speech’em z pewnością zainteresuje klientów czy kontrahentów, a lekkości wydarzeniu doda artystyczny występ.
8. Branding i dekoracje – niech Twoje logo pracuje
Na imprezie z pewnością powstanie mnóstwo zdjęć.
Zadbaj, by Twoje logo było widoczne w tle.
Obrandowana ścianka do zdjęć to świetny i stosunkowo prosty sposób na promocję w mediach społecznościowych i materiałach prasowych.
9. Uroczyste przecięcie wstęgi – kluczowy moment
Symboliczne przecięcie wstęgi to moment, na który wszyscy czekają – będzie to też najczęściej fotografowana i nagrywana chwila – zadbaj, aby wyszła perfekcyjnie!
Wybierz i poinformuj osoby, które będą brały udział w ceremonii, oraz co ważne – ustal, w jakiej kolejności mają się ustawić, dzięki temu unikniesz zamieszania.
Pamiętaj, aby wstęga była odpowiednio naciągnięta, a nożyczki ostre – ten mały detal pozwoli uniknąć wpadki.
10. Parking – zadbaj o swoich gości
Im więcej gości, tym więcej samochodów – nie zapomnij o tym.
Zadbaj o odpowiednią ilość miejsc parkingowych i odpowiednio je oznacz.
Jeśli na terenie waszej firmy nie ma wystarczająco miejsca – postaw na parking w najbliższej okolicy – warto wtedy rozważyć autokar czy bus, który będzie komfortowo dowoził gości na uroczystość.
Kierowanie ruchem na parkingu: Aby zapewnić porządek i zmieścić wszystkie auta, warto zaangażować osobę, która będzie wskazywała konkretne miejsca do zaparkowania.
11. Upominki dla gości – miły gest na pożegnanie
Drobne upominki na wyjściu to gest, który goście z pewnością docenią.
Nie musisz inwestować w drogie prezenty.
Symboliczny gadżet związany z firmą, lokalny smakołyk czy eleganckie materiały informacyjne w zupełności wystarczą, by pozostawić po sobie dobre wrażenie.
12. Fotograf i wideo – inwestycja w przyszłość
Nie oszczędzaj na dokumentacji wydarzenia.
Profesjonalne zdjęcia i film posłużą Ci przez długi czas – w materiałach dla mediów, na stronie internetowej, w social mediach, a także jako świetna pamiątka dla zespołu i gości.
Organizacja otwarcia nowej linii, bądź hali produkcyjnej to złożony proces, ale gra jest warta świeczki. Pamiętaj, że diabeł tkwi w szczegółach. Profesjonalne podejście i dbałość o każdy element sprawią, że Twoje wydarzenie będzie nie tylko sukcesem wizerunkowym, ale także fantastycznym przeżyciem dla wszystkich gości.
Jeśli chcesz mieć pewność, że otwarcie Twojej inwestycji będzie doskonale przygotowane i zrealizowane, skontaktuj się z nami! Specjaliści z Argentum Event chętnie pomogą w zorganizowaniu wydarzenia, które na długo zapadnie w pamięć zaproszonym Gościom.
