Kiedy za oknem coraz częściej możemy dostrzec słońce, niechybnie zbliża się czas, gdy imprezy plenerowe dla firm stają się bardzo popularne. I jest to całkowicie zrozumiałe. Piękna słoneczna aura zachęca do spędzania czasu na świeżym powietrzu. Imprezy plenerowe dla firm są również świetną alternatywą dla 8-godzinnego dnia pracy w zamkniętych pomieszczeniach. Tym bardziej że pięknych słonecznych dni wciąż nam ciągle mało.
Firmowe imprezy plenerowe tworzą unikalne możliwości, by zorganizować i zapewnić atrakcje, które wymagają dużej i otwartej przestrzeni. Warto, więc tę szansę wykorzystać. Ale tym samym organizacja imprez firmowych w plenerze wymaga odpowiedniego przygotowania i rozważenia wielu logistycznych problemów.
Od wielu lat organizujemy imprezy integracyjne w tym imprezy plenerowe dla przedsiębiorców i pracowników. Wiemy, jak ważne jest ich odpowiednie zaplanowanie. Poniżej opiszemy kilka ważnych punktów, na które powinieneś zwrócić szczególną uwagę podczas organizacji takiego wydarzenia.
Jeśli natomiast chcesz, abyśmy pomogli Ci w organizacji imprezy plenerowej dla Twojej firmy, przejdź do naszej oferty.
Na początek musimy oczywiście określić rodzaj naszej imprezy plenerowej, bo od tego zależeć będzie cały plan działania. Nasze atrakcje muszą być dopasowane do tego, co chcemy osiągnąć, czy kogo planujemy zaprosić.
Samo planowanie imprezy plenerowej dla pracowników firmy jeszcze nie mówi zbyt wiele. Możemy mieć na myśli imprezę integracyjną, na której dominować będą gry i zabawy integracyjne połączone np. z wieczornym grillem i muzyką.
Ale pod określeniem imprezy plenerowe dla firm, kryć się mogą również firmowe pikniki rodzinne. Wówczas zaproszeni są nie tylko pracownicy, ale również ich rodziny, w tym dzieci. W takiej sytuacji ważne jest, by zadbać o atrakcje również dla najmłodszych, np. dmuchańce czy bubble football, który spodoba się i małym i dużym uczestnikom.
Trzeci rodzaj imprez plenerowych to duże eventy promocyjne, gdzie firmy spotykają się z potencjalnymi klientami, inwestorami, partnerami. Wówczas bardzo ważne jest całe zaplecze techniczne.
Jednak bez względu na to, który numer wybierasz 1,2 czy 3 są pewne elementy wspólne, na które każdy organizator imprez musi mieć baczenie. Właśnie w tym celu powstała nasza checklista.
1. Nie zawsze impreza plenerowa jest idealnym rozwiązaniem.
Nie każda impreza może odbyć się w plenerze, wszystko zależy od celu, jaki ma spełniać event. Jeśli zamierzasz zorganizować przy tej okazji konferencję technologiczną lub inżynieryjną, prawdopodobnie lepszym rozwiązaniem będzie zarezerwowanie dobrze wyposażonego i przygotowanego centrum konferencyjnego. Zanim rozpoczniesz organizację imprezy plenerowej, zacznij od rozważenia głównej funkcji i celów wydarzenia. Jeśli nie będziesz mógł zrealizować jednego lub dwóch ze swojej listy podczas imprezy plenerowej, pomyśl o innej formie eventu.
2. Nie każdy duży zielony trawnik nadaje się na firmowe imprezy plenerowe.
Kiedy już wiesz, że impreza plenerowa będzie w Twoim przypadku strzałem w dziesiątkę i nie ma przeciwwskazań do jej organizacji, nadchodzi moment wyboru miejsca. I tutaj często zaczynają się pierwsze problemy: jak znaleźć odpowiednie miejsce na imprezę plenerową?
W każdym mieście mamy do wyboru mnóstwo obiektów noclegowych, parków, itp. Jednak, jak się okazuje, nie każde miejsce nadaje się na organizację imprezy plenerowej. Nie wszystkie punkty udostępniają taką powierzchnię na takie wydarzenia. Dodatkowo obowiązują różne regulaminy i zasady oraz obostrzenia, nie tylko regulowane prawnie.
Warto najpierw sporządzić listę wymagań, które ma spełnić nasz obiekt. Jeśli chcemy zorganizować wieczorną imprezę z grillem, musimy znaleźć punkt, który dysponuje altaną grillową lub miejscem na ognisko. Istotne może okazać się również stanowisko hotelu w kwestii ciszy nocnej. Gdy obiekt będzie wynajęty na wyłączność, a dodatkowo w pobliżu nie mieszczą się budynki mieszkalne, sprawa powinna być prosta. Jednak jeśli planujemy organizację imprezy plenerowej w hotelu, gdzie nocuje wielu innych gości, musimy ustalić zasady odpowiednio wcześniej, by uniknąć nieporozumień oraz nieprzyjemności.
Nieprzestrzeganie zasad lub nieuzyskanie odpowiednich pozwoleń na realizację naszego programu może zakończyć się przerwaniem imprezy, lub wizytą funkcjonariuszy policji, którzy wlepią nam mandat. Chyba nie musimy mówić, jak źle by to wyglądało wizerunkowo, prawda?
3. Nie w każdym lesie jest prąd i wi-fi.
Organizacja imprez plenerowych dla firm wydaje się pozornie prostsza, ale w wielu kwestiach jest bardziej skomplikowana. Proces logistyczny w przypadku tych wydarzeń wymaga zatroszczenia się o elementy, o których w przypadku wydarzeń obywających się w budynku nie myślimy.
Dostęp do elektryczności – kto dzisiaj wymienia taki punkt na swojej liście podczas organizacji imprezy? Ale przy imprezach plenerowych nie jest to już taka „oczywista oczywistość”. Dostęp do prądu w plenerze jest konieczny, chociażby do tego, aby zapewnić muzykę czy oświetlenie. Warto pamiętać, że: przedłużacze, przewody, taśmy klejące to przyjaciele imprez plenerowych.
4. Imprezy plenerowe dla firm nie równają się „spartańskie warunki”
Jeśli planujesz zorganizować imprezę plenerową dla swojej firmy w miejscu specjalnie do tego przeznaczonego to sporo zmartwień oraz ciężkiej pracy masz już z głowy. W przeciwnym wypadku masz jeszcze sporo do zrobienia.
Twoi goście z pewnością wiedzą, że idą na imprezę plenerową, ale to nie oznacza, że nie musisz im nic zapewnić i będą siedzieć na trawce wokół ogniska. Należy zadbać o stoły, ławki, parasole, a także warto pomyśleć również o namiotach eventowych na wypadek deszczu. Nie możesz także zapomnieć o dostępie do toalet i wody. Oczywiście rodzaj udogodnień zależy od Was, ale są pewne podstawowe standardy, które należy zapewnić. Jedynym wyjątkiem jest organizacja survival party dla pracowników, jednak jest to temat na zupełnie inny moment. 😉
5. Organizacja imprez plenerowych dla firm to gotowość na walkę z żywiołem
Proces organizacji imprez plenerowych dla firm bezapelacyjnie wymaga bacznego obserwowania prognozy pogody wraz ze zbliżaniem się daty wydarzenia. Nikt z nas nie jest jasnowidzem, aby przewidzieć pogodę z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, dlatego już na etapie planowania powinieneś mieć plan awaryjny na wypadek deszczu lub chłodu.
Jednak im bliżej tego dnia, tym sytuacja staje się klarowniejsza, dlatego warto kilka dni wcześniej śledzić wskazania meteorologów.
Jak można przygotować się na deszcz? Jest oczywiście wiele możliwości. Możesz mieć w planie awaryjnym wynajęty budynek do dyspozycji. Dobrym rozwiązaniem będą również duże namioty imprezowe, szczególnie jeśli zaplanowany jest catering. Natomiast gdy zaplanowałeś gry i zabawy integracyjne, to swoich gości możesz powiadomić o zabraniu peleryn przeciwdeszczowych lub też samemu takie jednorazowe peleryny zakupić (co swoją drogą zawsze wygląda lepiej).
Oczywiście z naturą jeszcze nikt nie wygrał. W najgorszym scenariuszu bardzo silny wiatr, burza lub ulewa mogą czasem na tyle pokrzyżować plany, że pozostanie nam odwołanie lub przeniesienie imprezy. W takiej sytuacji warto znać zasady anulacji rezerwacji i innych zobowiązań.
Dla tych, którzy nie są urodzonymi organizatorami imprez, możemy zaproponować skorzystanie z pomocy agencji eventowej. Z pewnością pomaga to zaoszczędzić bardzo dużo czasu, ale także stresu. Nasza agencja specjalizuje się w organizacji wydarzeń firmowych takich jak chociażby wspomniane pikniki firmowe. Posiadamy szeroką bazę obiektów noclegowych, sal konferencyjnych, klubów muzycznych i innych obiektów w zależności od zapotrzebowania. Organizujemy imprezy plenerowe w całej Polsce, a ich realizacją zajmują się nasze oddziały we Wrocławiu, Warszawie, Łodzi, Poznaniu i wielu innych miastach.
W naszej ofercie posiadamy duży wybór atrakcji, które za każdym razem świetnie sprawdzają się podczas imprez plenerowych dla firm. Dysponujemy własnym sprzętem: symulatory rajdowe, okulary 3D, Bubble Football, Archery Tag, piłkarzyki, mnóstwo gier i zabaw integracyjnych, indywidualnie pisane pod klienta gry scenariuszowe i wiele, wiele innych atrakcji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy organizacji imprezy plenerowej dla Twojej firmy – jesteśmy gotowi! Czekamy na kontakt z Twojej strony!
Copyright @ 2024 Agencja Eventowa Argentum Event