> Organizacja Eventów > Organizacja imprez firmowych z sukcesem

Organizacja imprez firmowych z sukcesem


29 marca 2019

Kompleksowa organizacja imprez firmowych to niełatwe zadanie, które bywa stresujące dla osoby odpowiedzialnej za końcowy efekt. Organizacja imprez firmowych wymaga bowiem dopilnowania wielu szczegółów, które mają wspólnie stworzyć niezapomniane wydarzenie. Jednak odpowiednia wiedza oraz doświadczenie pomagają zminimalizować stres i zorganizować imprezę, która zadowoli nawet najbardziej wymagających gości. Oczywiście każde wydarzenie jest niepowtarzalne i wymaga indywidualnego podejścia. Możemy jednak wyróżnić kilka etapów, by podpowiedzieć jak powinna przebiegać sprawna organizacja imprezy firmowej.

Jeśli nie chcesz samodzielnie organizować imprezy firmowej, możemy zrobić to za Ciebie. Wystarczy, że do nas napiszesz!

Organizacja imprez firmowych rozpoczyna się od podstawowych ustaleń

W jakim celu organizujesz wydarzenie?

Pierwszym etapem organizacji imprezy firmowej jest ustalenie celu wydarzenia. Bez względu na to czy samemu będziesz organizować imprezę, czy zwrócisz się o pomoc do doświadczonej agencji eventowej, należy na wstępie ustalić po co właściwie organizujesz wydarzenie.

Celem imprezy firmowej może być np. integracja zespołu, odpoczynek i regeneracja pracowników, świętowanie sukcesu lub jubileuszu firmy, czy spotkanie z partnerami biznesowymi, by zaprezentować nowy produkt.

Organizacja imprez firmowych wymaga dobrego planu

Czas na listę gości

Na początku musisz ustalić kilka bardzo istotnych szczegółów. Zacznij od wstępnej liczby uczestników imprezy firmowej. Oczywiście będzie to na tym etapie poglądowa liczba. Nie można z całą pewnością określić czy pojawi się 100% a może 50% zaproszonych gości. Warto przygotować sobie tzw. widełki, czyli szacunkową liczbę uczestników.

Ustal budżet

Organizacja imprez firmowych zawsze wymaga wyznaczenia budżetu. Musimy zdać sobie sprawę, że ten etap determinuje wszelkie działania. Od tego ile planujesz wydać, zależą kolejne kroki. Jeśli pierwszy raz organizujesz imprezę dla pracowników i nie wiesz jaki jest optymalny budżet, możesz spróbować wykonać szacunkowy kosztorys i powrócić do tego etapu, gdy zaplanujesz więcej szczegółów.

Zaskocz swoich gości

Wybór atrakcji jest jedynym z ważniejszych etapów organizacji imprezy firmowej. Musimy zdecydować w jakim klimacie chcemy, aby odbyło się wydarzenie. Oczywiście ten etap jest bardzo ściśle powiązany z liczbą uczestników czy budżetem. Atrakcje muszą być również dostosowane do celu jaki ma zostać zrealizowany podczas imprezy.

Np. jeśli celem organizowanej imprezy jest integracja zespołu, to ważne jest, aby główną część wydarzenia stanowiły angażujące uczestników zajęcia integracyjne. Jeśli nie wiecie jak mogą wyglądać takie zajęcia, możecie zajrzeć do naszych scenariuszy imprez tematycznych.

Stwórz listę wszystkich pomysłów i atrakcji, które chcesz zapewnić swoim gościom. Taka lista przyda Ci się podczas planowania kolejnych szczegółów imprezy.

Przykładowa lista (1-dniowa impreza integracyjna):

Gdzie i kiedy?

To ten moment, gdy organizacja imprez firmowych wkracza na kolejny level. Jeśli zależy Ci na konkretnej sali konferencyjnej, czy hotelu warto dużo wcześniej sprawdzić dostępność obiektu. A może nie tyle ma dla nas znaczenie konkretna lokalizacja, co ważne jest, by spełniała pewne wymagania np. posiadała basen, duży plac, sale z dobrą akustyką lub miejsce na grilla. Warto wówczas zrobić listę wymogów, które musi spełnić obiekt zanim rozpoczniesz poszukiwania. Przygotowując taką checklistę, możesz wykorzystać wcześniejszą listę atrakcji.

Przykładowo może to wyglądać tak:

Na tym etapie warto również przemyśleć kwestie transportu dla Twoich gości.

Nikt nie może z imprezy wrócić głodny

Gdy znamy już liczbę gości, atrakcje i miejsce, w którym zamierzamy zorganizować imprezę firmową, czas zająć się cateringiem. Jeśli wydarzenie odbywa się np. w hotelu czy agroturystyce to najczęściej w pakiecie otrzymamy również wyżywienie. Ważne jest jednak ustalenie zakresu cateringu dla uczestników. Musisz zastanowić się, jakiego rodzaju przekąski i dania chcesz zaserwować podczas wydarzenia. W dużej mierze zależy to od pory dnia, w której event będzie się odbywać. Jeśli planujesz całodniowe wydarzenie powinieneś zadbać o to, by zaserwować uczestnikom kilka posiłków w ciągu dnia.

Masz już gotowy plan swojej imprezy czyli: ustaloną liczbę gości, budżet, czas i miejsce, menu oraz atrakcje. Czas przejść do działania 🙂

Organizacja imprez firmowych wymaga zespołowego działania

Potrzebujesz wsparcia

Organizacja imprez firmowych nie kończy się na wyborze atrakcji, lokalizacji i zapewnieniu cateringu. Teraz czas zadbać o oprawę całego wydarzenia czyli przystępujemy do dalszej pracy.

Czas poinformować wszystkich uczestników i poprosić o deklaracje uczestnictwa w evencie. Na ich podstawie będziesz mógł dokonać lub potwierdzić rezerwacje hotelu, sal, cateringu i wszelkich atrakcji.

Pamiętaj, że nie wszystkim możesz zająć się sam. Kompleksowa organizacja imprez firmowych może wymagać od Ciebie zatrudnienia specjalistów, którzy zadbają o wszelkie istotne szczegóły, którymi Ty nie możesz zająć się osobiście.

team, teamwork, praca zespołowa

Jeśli zależy Ci na tym, by goście dobrze się bawili i brali udział w przygotowanych dla nich atrakcjach warto zatrudnić doświadczonych animatorów. Gdy natomiast impreza ma obfitować w zabawę taneczną musisz pomyśleć o zatrudnieniu dj’a lub zespołu muzycznego. Zastanów się również, kto poprowadzi całą imprezę. Czy będzie to ktoś z firmy, a może potrzebujesz profesjonalnego konferansjera? Z doświadczenia wiemy, że imprezy firmowe prowadzone przez zawodowca, a może i nawet kogoś znanego, zapadają w pamięć na długo. Organizując imprezę firmową, warto czasem na niektóre atrakcje przeznaczyć nieco więcej funduszy. Z pewnością będzie to dobra inwestycja.

Jeśli natomiast zaplanowałeś dla swoich uczestników warsztaty filmowe lub fotograficzne nie możesz zapomnieć o zatrudnieniu profesjonalistów z danej dziedziny 😉

Organizacja imprez firmowych to radzenie sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami

Tak jak pisaliśmy na początku organizacja imprez firmowych wymaga zachowania zimnej krwi i radzenia sobie ze stresem. Nie wszystko jest od nas zależne i musimy mieć zawsze plan awaryjny.

Na dzień przed imprezą zazwyczaj rezygnuje spora część uczestników. Zaplanowałeś wielki event plenerowy, a spadł deszcz. Nie odpaliła ważna prezentacja. W takich sytuacjach nie można się poddawać. Nawet jeśli nie wszystko poszło w 100% z planem impreza i tak może zakończyć się dla Ciebie ogromnym sukcesem. Musisz tylko zachować zimną krew i wyciągnąć swój plan awaryjny.

Ważne jest to, aby koordynator imprezy na bieżąco czuwał nad przebiegiem wydarzenia i miał zawsze pełen zakres informacji. Jeśli czegoś brakuje, coś zostało niedostarczone, event manager musi podjąć decyzję i wdrożyć „plan awaryjny”.

Z doświadczenia wiemy, że podczas imprez firmowych zdarzają się różne sytuacje losowe. Jednak dzięki pracy przy organizacji setek imprez firmowych nauczyliśmy się z nimi radzić. Gdy planujemy wydarzenia plenerowe, zawsze mamy plan awaryjny (duży namiot, peleryny przeciwdeszczowe dla uczestników czy alternatywne rozrywki, gdy pogoda całkowicie uniemożliwia realizację planu).

Przede wszystkim musisz jednak i Ty dobrze się bawić wraz ze swoimi gośćmi. Wówczas SUKCES gwarantowany 🙂

Nawet my mimo wieloletniego doświadczenia w organizacji imprez firmowych z każdym kolejnym wydarzeniem uczymy się czegoś nowego 🙂

Wyślij do nas zapytanie i zorganizuj z nami swój wymarzony event

Copyright @ 2019 Agencja Eventowa Argentum Event

Używamy cookies i podobnych technologii m.in. w celach: świadczenia usług, reklamy, statystyk. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. Pamiętaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia.