Event firmowy, wszystko co musisz wiedzieć

Co to jest event firmowy?

Event (czyt. „iwent”), czyli w tłumaczeniu „wydarzenie, zdarzenie”. W naszej branży to wydarzenie ściśle zaplanowane i zorganizowane, realizujące założone cele: integracyjne, marketingowe, wizerunkowe, sprzedażowe czy team buildingowe. Event to słowo, które przywędrowało do nas ze słownika języka angielskiego i na tyle zadomowiło się w naszym kraju, że stosujemy je już jak nasze własne, Polskie.

Następnie do podstawowego zwrotu 'event’ dodajemy słowo 'firmowy’, otrzymując hasło event firmowy.  Możemy je zdefiniować jako wydarzenie sponsorowane przez firmę, organizowane dla pracowników, partnerów biznesowych, klientów lub potencjalnych klientów. Każdy, nawet najmniejszy event przynosi firmie wiele korzyści, o czym zaraz opowiemy.

Dlaczego warto zorganizować event firmowy?

To pytanie pojawia się bardzo często. „Po co właściwie organizujemy event firmowy?”. Niewiele osób bowiem początkowo zdaje sobie sprawę, jakie korzyści takie wydarzenie może przynieść. Poniżej kilka przykładów pokazujących, w jakim celu można zorganizować event firmowy:

• Podziękowanie współpracownikom za ich wkład i pracę
• Zbudowanie silnego i zgranego zespołu pracowników
• Zredukowanie stresu lub rozwiązanie konfliktów
• Motywacja pracowników do osiągania coraz lepszych wyników, lub w ramach nagrody
• Dotarcie do nowych klientów i ich pozyskanie
• Budowanie relacji z klientami
• Wprowadzenie na rynek nowego produktu
• Promocja marki oraz budowanie jej rozpoznawalności
• Networking, czyli okazja do poznania nowych ludzi z branży oraz nawiązania nowych, wartościowych kontaktów biznesowych

Tę listę moglibyśmy rozwijać w nieskończoność. W każdej firmie wiele jest powodów, dla których warto organizować tego typu wydarzenia. Najważniejszym celem jest zawsze wykreowanie atmosfery, która pozwoli osiągnąć długoterminowe pozytywne efekty. Każdy event firmowy jest inny i realizuje odrębne cele, które ustalone zostaną na samym początku. Czasami imprezy firmowe obejmują tylko kadrę kierowniczą i mogą mieć na celu trening zdolności interpersonalnych zarządzania zespołem, albo podsumowanie efektów ich działań i przedstawienie nowej strategii. Innym razem event firmowy obejmować będzie nie tylko kadrę kierowniczą, ale również podległe im zespoły pracowników. Wówczas celem może być integracja zespołu, lepsze poznanie się nawzajem i oderwanie od codziennych, bardzo często stresujących obowiązków.

Event firmowy przybiera różnorakie formy. Może to by małe spotkanie nawet w miejscu pracy, któremu towarzyszy catering lub duży piknik na 1000 osób. Jednak eventy firmowe o charakterze motywacyjnym bardzo często odbywają się w pięknych kurortach, aby wynagrodzić pracowników, jak i również zachęcić do dalszej pracy i osiągania wspólnych celów, które pozwolą uczestniczyć w takich przyjemnych wydarzeniach w przyszłości.

Wydarzenie firmowe niezależnie od przyświecającego mu celowi, zdecydowanie jest narzędziem i metodą, którą warto wykorzystać.

Jaki event firmowy zorganizować?

Możemy wyróżnić wiele rodzajów eventów firmowych, np.:

• Imprezy integracyjne
• Pikniki firmowe
• Wyjazdy integracyjne
• Konferencje firmowe
• Imprezy tematyczne
• Gry typu team building
• Turystyka motywacyjna (incentive travel)
• Szkolenia
• Eventy online

Oczywiście rodzaj organizowanego wydarzenia, na który się zdecydujemy, zależy przede wszystkim od celu, jaki chcemy osiągnąć. Jeśli jesteś niezdecydowany, możesz się z nami skontaktować — nasi event managerowie z pewnością doradzą wybór odpowiedniego scenariusza lub formatu, który zadowoli Twoje potrzeby.

Dlaczego każdy detal ma znaczenie przy organizacji eventów firmowych?

Lokalizacja, catering, atrakcje, każdy szczegół ma znaczenie. Dlaczego? Bo od tego jak event odbiorą nasi goście, zależy czy zrealizujemy nasz cel, który sobie założyliśmy organizując wydarzenie. Im lepiej wszystko będzie zorganizowane i dopięte na ostatni guzik, tym efektywniej wszystko zostanie zrealizowane. Poniżej przedstawiamy kilka powodów, dla których musimy o tym pamiętać:

• Pierwsze wrażenie, które zazwyczaj jest bardzo ważne, ponieważ może mieć wpływ na postrzeganie firmy przez zaproszonych gości. Ważne jest, aby szczególną uwagę poświęcić elementom takim jak dekoracja, oświetlenie, muzyka, atrakcje dodatkowe czy też catering, które maja znaczący wpływ na atmosferę w trakcie wydarzenia.
• Zgodność z celami: tak jak wspominaliśmy, eventy firmowe są organizowane w celu osiągnięcia określonych celów. Jeżeli chcemy, aby nasze zespoły lepiej się ze sobą dogadywały, kolacja z muzyką i tańcami będzie niewystarczająca. Lub jeśli naszym celem było podziękowanie pracownikom za trud włożony w ich pracę, starania i zachęcenie do dalszej pracy w naszym przedsiębiorstwie, a zabraliśmy ich w mało urodziwe miejsce, zaserwowaliśmy niesmaczne dania i atrakcje, które przygotowaliśmy, nie zrobiły na nikim wrażenia to… Czy faktycznie potraktują ten event jako formę podziękowania? Czy wydarzenie sprawi, że poczują się bardziej związani z naszą  firmą? Niekoniecznie.
• Kreowanie wartości: jeśli event ma na celu promowanie wartości związanych z zrównoważonym rozwojem, to każdy detal, taki jak jedzenie z lokalnych źródeł, recykling i minimalizacja marnotrawstwa żywności, pomogą w osiągnięciu tego celu. Tak samo jak eventy związane ze społeczną odpowiedzialnością biznesu (CSR), niewłaściwie przygotowane przyniosą skutek odwrotny od zamierzonego
• Konkurencja: odróżnij się od konkurencji i przygotuj event, który będzie pełen atrakcji i niespodzianek przeplatanych pysznym cateringiem. Daj się zapamiętać!

Zaplanuj event firmowy

Każda firma może sama zaplanować i zorganizować swój event firmowy. Jednak musi liczyć się z tym, że wymaga to sporo pracy, zaangażowania oraz czasu. Aby wydarzenie odniosło sukces, musi zagrać bardzo dużo mniejszych elementów. Należy wcześniej sprawdzić miejsce, catering, konferansjerów, animatorów czy chociażby  podwykonawców. Ale przede wszystkim należy zachować spokój i być gotowym na wyciągnięcie z kieszeni planu B, bo eventy firmowe to mnóstwo niespodzianych sytuacji, na które nie zawsze mamy wpływ. Brak prądu, deszcz, opóźnienia to tylko wierzchniej góry lodowej. Zawsze trzeba mieć w rękawie plan awaryjny w razie jakiejkolwiek, niespodziewanej katastrofy.

Dlatego naprawdę warto skorzystać z pomocy i zadbać o profesjonalną organizację wydarzenia, jaką zapewni agencja eventowa, w której pracują wykwalifikowani managerowie oraz animatorzy. Takie agencje mogą pomóc, gdy nikt w Twojej firmie nie ma ani czasu, ani wiedzy jak się do tego zabrać. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, pieniądze i nerwy.

Dzięki połączeniu doświadczenia, wiedzy i zasobów, jakimi dysponują agencje, Twój event firmowy może stać się wydarzeniem, o którym goście będą rozmawiać miesiącami, a może latami! 😉

Sprawdź również naszych 10 pomysłów na skuteczny event firmowy!

NA SKRÓTY:

Agencja Eventowa Warszawa | Agencja Eventowa Wrocław | Agencja Eventowa Poznań | Agencja Eventowa Katowice | Agencja Eventowa Łódź