Organizacja konferencji firmowych nigdy nie jest łatwym zadaniem. Od wybrania miejsca, po zgranie wszystkich terminów i zadbanie o odpowiednią aranżację wybranego obiektu staje się to nie lada wyzwaniem. Nieznajomość specyfiki przedsięwzięcia i brak doświadczenia w tej materii może sprawić, że konferencja nie wyjdzie nam tak, jakbyśmy tego chcieli. Warto więc poznać 7 naszym zdaniem najbardziej sprawdzonych sposobów na udaną konferencję.
Ważne z punktu widzenia organizacji eventu jest jasne określenie budżetu. Jeśli jest on ograniczony, nie należy bowiem wybierać wydarzenia z rozmachem, a bardziej kameralne spotkanie dla konkretnych, wybranych osób. Jednak warto zdawać sobie sprawę, że im konferencja będzie większa, tym wzrosną koszty jej przygotowania. W tej sprawie warto zasięgnąć rady u specjalistów, którzy stworzą wydarzenie na miarę naszych możliwości finansowych.
Nie od dziś wiadomo, że miejsce na każdym evencie odgrywa bardzo ważną rolę. Nie inaczej jest w przypadku konferencji. Możemy śmiało powiedzieć, że w tym przypadku jest to jeszcze bardziej istotne, ponieważ nie każde miejsce będzie spełniało standardy konferencji na poziomie. W zależności od przewidywanej ilości uczestników oraz prelegentów warto postawić na salę, aulę, pokój konferencyjny, które pomieszczą taką ilość. Dobrym pomysłem są duże sale posiadające ekrany pod projekcję prezentacji, które są kluczowym elementem tego typu eventów.
Ważny jest również sam plan wydarzenia, o którym powinniśmy poinformować również naszych gości, aby wiedzieli, co będzie się działo. Dobrze skrojony plan z góry powinien zakładać niewielkie przerwy techniczne lub dłuższe przerwy na kawę, aby uczestnicy od początku do końca wiedzieli, jak będzie wyglądało wydarzenie. Można tutaj przygotować agendę mailową oraz dużą tablicę informacyjną przy wejściu na salę. Zapobiegnie to wielu niedogodnością i pomoże uczestnikom w trakcie eventu.
Rozwój technologii umożliwił także wprowadzenie do eventów ciekawych efektów wizualnych. Tyczy się to również samych konferencji. Multimedialne ekrany, efekty świetlne wydarzeń czy bilbordy to coraz częstsze elementy profesjonalnych konferencji. Oprócz przykuwającego wzrok efektu wizualnego są one również dobrym rozwiązaniem marketingowym. Dzięki temu każdy uczestnik będzie miał możliwość poznania organizatorów i zapamiętania ich marek.
Profesjonalna konferencja wymaga również dobrze przygotowanej przerwy kawowej lub obiadowej dla uczestników. Warto zadbać o znany i ceniony catering w formie przekąsek lub pełnych dań w restauracji, aby każdy z gości mógł z niego skorzystać. Wszystkie przygotowane dania, przekąski możemy podać w formie bufetu, aby swobodny dostęp nie krępował uczestników. Ważne są również napoje typu soft, a w szczególności woda, która powinna być w najbardziej widocznym dla wszystkich miejscu.
Przy organizacji konferencji warto zwrócić także uwagę na materiały dodatkowe. Chodzi tutaj przede wszystkim o upominki dla gości, broszury informacyjne, gadżety lub identyfikatory. Należy o wiele wcześniej zająć się ich przygotowaniem, ponieważ są to nie wielkie rzeczy, a często mogą zostać pominięte. Nie należy ich bagatelizować, ponieważ nadają jeszcze większego prestiżu całemu wydarzeniu.
Konferencja to nie tylko prelekcje, wykłady oraz spotkania autorskie. Coraz częściej towarzyszą jej też atrakcje dodatkowe. Mogą to być występy znanych osób, zespołów, teatr, opera. Jedynym ograniczeniem jest nasza wyobraźnia. Jednak należy pamiętać o tym, że mimo wszystko konferencja ma biznesowy charakter i nie powinno się na nią przygotowywać atrakcji zbyt luźnych.
Wobec powyższych firmowa konferencja to wydarzenie wymagające odpowiedniego przygotowania. Należy przed jej organizacją przemyśleć dokładnie wszystkie wymienione wcześniej punkty, aby wydarzenie spełniało najwyższe standardy. Jeśli nie jesteśmy pewni, czy damy radę sami zająć się tak wymagającą organizacją, lepiej przydzielić to zadanie specjalistą w tej dziedzinie.
Nasz zespół z przyjemnością zadba o każdy szczegół konferencji i zrealizuje ją na wysokim poziomie. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w organizacji tego typu eventów nie ma dla nas rzeczy niemożliwych.
Copyright @ 2024 Agencja Eventowa Argentum Event