Organizacja eventów to nie lada wyzwanie, które wymaga skoordynowania wielu procesów, dopilnowania mnóstwa spraw i szczegółów. Jak z bliska wygląda praca event managerów pracujących w agencji eventowej Argentum Event? Pozwólcie, że opowiemy Wam troszkę o pracy event managera i przybliżymy cechy, które musi mieć dobry organizator wszelkiego rodzaju wydarzeń i imprez.
Podczas całego procesu planowania imprez firmowych niezwykle ważna jest oczywiście kreatywność. Event manager musi ciągle tworzyć nowe koncepcje, pomysły i rozwiązania, które sprawią, że organizowana przez niego impreza zaskoczy uczestników i na długo pozostanie w ich pamięci. Jego oferta musi od samego początku zachwycić zleceniodawcę!
Kreatywność przydaje się również w radzeniu sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami kryzysowymi, kiedy przeważnie na nic nie ma czasu i trzeba bardzo szybko wymyślić plan awaryjny. Bardzo często zdarza się bowiem już w trakcie samej realizacji imprezy, że ktoś czegoś zapomni, ktoś nie dojedzie, a firma cateringowa pojechała nie do tej miejscowości, co trzeba (uwierzcie, to się zdarza). Event manager musi wówczas zachować spokój i przejrzystość myślenia, by w trybie awaryjnym wymyślić, co zrobić tu i teraz.
Jedną z bardzo ważnych cech event managera jest umiejętność świetnej organizacji czasu oraz pracy swojej i współpracowników. Osoby pracujące przy organizacji wydarzeń, często zmuszone są do koordynacji mnóstwa czynności jednocześnie. Zamawiają catering, jednocześnie ustalając dekoracje, a „trzecią ręką” telefonują do klienta, by omówić plan imprezy i dopracować atrakcje. Dobrze zaplanowana praca pozwoli na uniknięcie wielu potencjalnych problemów oraz wtop. Każdy klient jest ważny, więc o wszelkie szczegóły należy zadbać z należytą starannością i wyprzedzeniem. Dobrze, aby event manager miał także pewne rzeczy i kontakty w tzw. zabezpieczeniu, gdyby coś, tak jak wcześniej pisaliśmy, nie wypaliło.
Każdy nawet najmniejszy szczegół ma czasem ogromne znaczenie. Wielka impreza składa się z setek, a czasem tysięcy drobnych elementów, z których każdy decyduje o powodzeniu. Sami spędziliśmy niezliczoną ilość godzin w biurze agencji we Wrocławiu, by każdy event, który nadzorowaliśmy, był dopięty na ostatni guzik.
Event manager musi być bardzo czujny i zwracać uwagę na najdrobniejsze detale, aby zapewnić końcowy sukces wydarzenia. Organizator powinien przez cały czas obserwować, co dzieje się podczas eventu, jak reagują uczestnicy, czy są zadowoleni i czy niczego im nie brakuje. Tylko wtedy ma szansę odpowiednio szybko przeciwdziałać.
Podczas przygotowań, a później samej realizacji wydarzenia nie ma czasu, by zamknąć oczy, bo właśnie wtedy może wydarzyć się coś nieprzewidzianego w harmonogramie 😉
Dobry organizator eventów musi być zawsze przygotowany na to, że coś może nie pójść zgodnie z planem. Wpadki i nagłe przeciwności losu się zdarzają (Przeczytasz o nich we wpisie pt. „5 sytuacji podbramkowych z życia event managera„). Największą sztuką jest to, aby poza nim nikt inny nie zorientował się, że nastąpił jakiś problem. Event manager musi zachować spokój i wyciągnąć z dna kieszeni plan awaryjny, którym uratuje sytuacje, a czasem i całą imprezę.
Event manager planując imprezę plenerową, niestety nie może wykonać telefonu i zamówić dobrej pogody. Mimo tego zawsze musi być przygotowany na deszcz i burzę z piorunami 🙂
Opanowanie nerwów i zachowanie racjonalnego myślenia to chyba najtrudniejsze wyzwanie każdego event managera.
Kolejna bardzo ważna cecha, którą obdarzony musi być dobry event manager, jest komunikatywność. Zadaniem event managera jest zrozumieć, czego potrzebuje klient, a następnie konsekwentnie dążyć do zaspokojenia jego potrzeb.
A jak wszyscy wiemy, zrozumieć język klienta to nie łatwa sztuka. W końcu każdy z nas jest inny, ma lepszy i gorszy dzień lub po prostu wychował się w innej kulturze. Klienci czasem mogą nie docenić starań włożonych w organizację eventu lub nie doprecyzować swoich oczekiwań. Dobry event manager musi umieć czytać między wierszami i przewidywać. Czasem najprostsze rozwiązania mogą dla wymagającego klienta okazać się idealne.
Patrząc na pracę event managerów z boku, można dostrzec, że to nie jest zwykły, wyuczony zawód. To jest pasja. Do każdego nawet najmniejszego wydarzenia event managerowie podchodzą ze 100% zaangażowaniem i pełnym profesjonalizm. Nie ma znaczenia czy będzie 10, czy 1000 gości, każde wydarzenie jest równie ważne, a zadowolenie Klienta stoi zawsze na pierwszym miejscu.
Copyright @ 2022 Agencja Eventowa Argentum Event