Argentum Event > Event Menager > Kim jest event manager?

Kim jest event manager?


5 marca 2020

Organizacja eventów to nie lada wyzwanie, które wymaga skoordynowania wielu procesów, dopilnowania mnóstwa spraw i szczegółów. Jak z bliska wygląda praca event managerów pracujących w agencji eventowej Argentum Event? Pozwólcie, że opowiemy Wam troszkę o pracy event managera i przybliżymy cechy, które musi mieć dobry organizator wszelkiego rodzaju wydarzeń i imprez.

argentum event

Event manager to pudełko pomysłów bez dna

Podczas całego procesu planowania imprez firmowych niezwykle ważna jest oczywiście kreatywność. Event manager musi ciągle tworzyć nowe koncepcje, pomysły i rozwiązania, które sprawią, że organizowana przez niego impreza zaskoczy uczestników i na długo pozostanie w ich pamięci. Jego oferta musi od samego początku zachwycić organizatora!

Kreatywność przydaje się również w radzeniu sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami kryzysowymi, kiedy przeważnie na nic nie ma czasu i trzeba bardzo szybko wymyślić plan awaryjny. Bardzo często zdarza się bowiem już w trakcie samej realizacji imprezy, że ktoś czegoś zapomni, ktoś nie dojedzie, a firma cateringowa pojechała nie do tej miejscowości, co trzeba (uwierzcie, to się zdaża). Event manager musi wówczas zachować spokój i przejrzystość myślenia, by w trybie awaryjnym wymyślić co zrobić.

Event manager to dobrze naoliwiona maszyna

Jedną z bardzo ważnych cech event managera jest umiejętność świetnej organizacji czasu i pracy swojej oraz współpracowników. Osoby pracujące przy organizacji wydarzeń, często zmuszone są do koordynacji mnóstwa czynności jednocześnie. Zamawiają catering, jednocześnie ustalając dekoracje, a „trzecią ręką” telefonują do klienta, by omówić plan imprezy i dopracować atrakcje.  Dobrze zaplanowana praca pozwoli na uniknięcie wielu potencjalnych problemów oraz wtop. Każdy klient jest ważny, więc o wszelkie szczegóły należy zadbać z należytą starannością i wyprzedzeniem. Dobrze, aby event manager miał także pewne rzeczy i kontakty w tzw. zabezpieczeniu, gdyby coś, tak jak wcześniej pisaliśmy, nie wypaliło.

Event manager śpi z otwartymi oczami

Każdy nawet najmniejszy szczegół ma czasem ogromne znaczenie. Wielka impreza składa się z setek, a czasem tysięcy drobnych elementów, z których każdy decyduje o powodzeniu. Sami spędziliśmy niezliczoną ilość godzin w biurze agencji we Wrocławiu, by każdy event który nadzorowaliśmy był dopięty na ostatni guzik.

Event manager musi być bardzo czujny i zwracać uwagę na najdrobniejsze detale, aby zapewnić końcowy sukces wydarzenia. Organizator powinien przez cały czas obserwować, co dzieje się podczas eventu, jak reagują uczestnicy, czy są zadowoleni i czy niczego im nie brakuje. Tylko wtedy ma szansę odpowiednio szybko zareagować.

Podczas przygotowań, a później samej realizacji wydarzenia nie ma czasu, by zamknąć oczy, bo właśnie wtedy może wydarzyć się coś nieprzewidzianego w harmonogramie 😉

Event manager zawsze ma w kieszeni plan awaryjny

Dobry organizator eventów musi być zawsze przygotowany na to, że coś może nie pójść zgodnie z planem. Wpadki i nagłe przeciwności losu się zdarzają (Przeczytasz o nich we wpisie pt. „5 sytuacji podbramkowych z życia event managera„). Największą sztuką jest to, aby po za nim nikt inny nie zorientował się, że nastąpił jakiś problem. Event manager musi zachować spokój i wyciągnąć z dna kieszeni plan awaryjny, którym uratuje sytuacje, a czasem i całą imprezę.

Event manager planując imprezę plenerową, niestety nie może wykonać telefonu i zamówić dobrej pogody. Mimo tego zawsze musi być przygotowany na deszcz i burzę z piorunami 🙂

Opanowanie nerwów i zachowanie racjonalnego myślenia to chyba najtrudniejsze wyzwanie każdego event managera.

Event manager musi posługiwać się w stopniu biegłym w mowie i piśmie językiem obcym klienta

Kolejna bardzo ważna cecha, którą obdarzony musi być dobry event manager jest komunikatywność. Zadaniem event managera jest zrozumieć, czego potrzebuje klient, a następnie konsekwentnie dążyć do zaspokojenie jego potrzeb.

A jak wszyscy wiemy, zrozumieć język klienta to nie łatwa sztuka. W końcu każdy z nas jest inny, ma lepszy i gorszy dzień lub po prostu wychował się w innej kulturze. Klienci czasem mogą nie docenić starań włożonych w organizację eventu lub nie doprecyzować swoich oczekiwań. Dobry event manager musi umieć czytać między wierszami i przewidywać. Czasem najprostsze rozwiązania mogą dla wymagającego klienta okazać się idealne.

Event manager to nie zawód… to pasja…

Patrząc na pracę event managerów z boku, można dostrzec, że to nie jest zwykły, wyuczony zawód. To jest pasja. Do każdego nawet najmniejszego wydarzenia event managerowie podchodzą ze 100% zaangażowaniem i pełnym profesjonalizm. Nie ma znaczenia czy będzie 10 czy 1000 gości, każde wydarzenie jest równie ważne.

 

Wyślij do nas zapytanie i zorganizuj z nami swój wymarzony event

Copyright @ 2019 Agencja Eventowa Argentum Event

Używamy cookies i podobnych technologii m.in. w celach: świadczenia usług, reklamy, statystyk. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. Pamiętaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia.