> Event Menager > 5 sytuacji podbramkowych z życia event menagera.

5 sytuacji podbramkowych z życia event menagera.


11 września 2019

Życie codzienne event menagera to nie jest bułka z masłem. Przekonali się o tym wszyscy, którzy mieli okazję pracować w tym zawodzie. Bardzo często zdarza się, że coś nas zaskoczy i to niekoniecznie w momencie, w którym sobie tego życzymy. Wówczas takie nieoczekiwane sytuacje mogą przyprawić nas o zawał serca lub kilka dodatkowych siwych włosów, jednak z biegiem czasu większość przypadków wspomina się z uśmiechem na ustach.  Oto 5 sytuacji nie do pozazdroszczenia z życia każdego event menagera, z których udało się wyjść cało i z twarzą.

Znikający podwykonawcy

Piknik firmowy, czyli impreza z przytupem. Kilkuset, a może nawet i tysięcy gości, olbrzymi teren, masa atrakcji i wszystko dopięte na ostatni guzik. Godziny montażu i instalacji poszczególnych elementów, kto kiedy ma przyjechać, scenariusz na tip-top. Ba! Gwiazda muzyczna właśnie dała Ci znać, że już jest mieście i jutro o 10 rano będzie na scenie, na próbie. I wtem dzwoni telefon…

„Cześć, słuchaj, nie damy rady postawić wam tej sceny jutro w Boszkowie. Mamy małe komplikacje, nasz tir miał wypadek…”.

Dalej to już jest tylko bla, bla, bla. Bo właśnie wyłysiałeś i dostałeś wylewu. Jutro masz piknik i zostałeś bez sceny! W tym momencie wnosisz się na wyżyny swoich umiejętności, uruchamiasz wszystkie możliwe kontakty i w magiczny sposób zamawiasz scenę na AliExpress… To znaczy w ciągu 2 godzin pełnych stresu i wszelkich możliwych emocji udaje Ci się znaleźć podwykonawcę, który akurat ma wolne zasoby i postawi scenę na rano. Uff!

występ artystów piknik firmowy

Wypadające szyby z busa

Tak właściwie to taka szyba z busa nigdy nie wypada sama. Czasem zdarza się takiej szybie nieco pomóc. Zbiórka o 4 nad ranem na magazynie. Do przejechania na imprezę 300 km, na 10 trzeba być na miejscu. Bus, żeby było tego mało, z wypożyczalni, zapakowany na full. Wsiadacie do dyliżansu, Mietek kierowca wycofuje i nagle słyszycie „iiiirrrrggggghhhh…. brzdęk”. Na początek bez paniki, szybki ogląd sytuacji i po chwili wszystko jasne. Wycofując w ciasne przestrzeni, nasz kierowca zahaczył o róg ściany, przejechał po nim bokiem w efekcie czego boczna szyba busa poszła! Pękła w drobny mak.

Mając już mroczki przed oczami, kombinujecie co zrobić. O 4 rano nikt w żadnej wypożyczalni telefonu nie odbierze, wszystkie pozostałe busy w firmie zajęte… wtem dostrzegacie strecz! Niewiele myśląc, taśma ze streczem idzie w ruch i w 15 minut dziura w bocznych drzwiach zabezpieczona! Można jechać! A o kosztach naprawy, pomyśli się później…

Klient zmienia termin… nagle

Zbliża się duży event firmowy. Sporo czasu spędziłeś na dograniu wszelkich szczegółów. Znalazłeś świetne miejsce, klient zaakceptował wszelkie atrakcje, gości i dołożył coś do budżetu. Zarezerwowałeś noclegi, animatorów, zamówiłeś atrakcje, DJ’a. Nawet Hubert Urbański miał wolny termin, aby poprowadzić całą wieczorną galę. I wtem, jak grom z jasnego nieba, dzwoni Pani Joannna i mówi:

„Wie Pan co, nasz zarząd prosi o przełożenie eventu o tydzień. A jak się da, to nawet o dwa. Za ewentualne zmiany, dopłacimy”.

Na początek nie wiesz co masz powiedzieć. Po chwili napadają Cię myśli samobójcze na przemian z chęcią mordu, najlepiej rytualnego. Wszak spędziłeś nad tym eventem ładnych kilka dni, wszystko było dograne i tu taki klops! Masz przed sobą wizję kolejnych godzin spędzonych na telefonie i pisaniu maili, by to wszystko przebookować. Dla Ciebie nie ma jednak rzeczy niemożliwych – jesteś event managerem! Po opanowaniu pierwszych skrajnych emocji udaje się zazwyczaj opracować szybki plan działania, a cała operacja „zmiana terminu” kończy się sukcesem do końca dnia.

Zamienione atrakcje

Twoja agencja organizuje dwa eventy tego samego dnia. Oba plenerowe, oba w różnych miejscach, oba pełne różnych atrakcji. Magazynier stanął na głowie, by porozdzielać sprzęt między ekipy i spakować wszystko jak należy. Ekipa nr. 1 zajeżdża na miejsce jako pierwsza, rozpakowuje busa i okazuje się, że… nie ma bubble footballu  oraz mega-piłkarzyków! Zamiast tego znajdują dmuchany tor wipeout i kilkanaście leżaków na strefę chill out za dużo. Ekipa numer dwa szybko dowiaduje się, że na imprezę, która odbywa się 250 km w drugą stronę, nie dowiezie sprzedanych atrakcji. Obaj event menagerowie zarządzający wydarzeniami, są pozornie w miejscu, gdzie światło nigdy nie zajrzy.

W tym miejscu jednak objawiają się supermoce każdego event menagera, a jedną z nich jest dar przekonywania. Profesjonalne podejście i sensowne wytłumaczenie zaistniałej sytuacji oraz pokazanie klientowi zrozumienia popełnionego błędu z pewnością załagodzi sytuację. Umiejętność negocjacji z pewnością przekona klienta, że atrakcje, jakie przyjechały zamiast tych zamówionych są równie świetne i wszyscy będą się dobrze bawić.

Event widmo

Dzień jak co dzień w Twojej agencji. Część osób w biurze wypełnia tabelki z kosztorysami, część w terenie realizuje kolejny, najlepszy na świecie event. Ty przy swoim biurku zjawiasz się ok godziny 10, wszak i Tobie należy się luźniejszy dzień. Sprawdzasz telefon służbowy, a tam trzy nieodebrane telefonu od Pana Artura z hotelu, w którym organizujesz wydarzenia średnio raz w miesiącu. Oddzwaniasz i słyszysz…

„No cześć, w końcu! O której będziecie z kasynem, bo nie wiemy jak salę przygotować na wieczór dla klienta….”

W tym momencie miliony myśli zaczęły przewijać Ci się przez głowę.

„Jakie kasyno? Jak to dzisiaj? Jak to czekam? Co za wieczór? Jaki klient? Dobry Boże zapomniałem o evenecie!”

Zgodnie z prawdą mówisz, że nic o tym nie wiesz, ale spanikowany stawiasz na nogi całą firmę, obdzwaniasz wszystkich pytając, czy coś o tym wiedzą. W trybie natychmiastowym sprawdzasz maile, umowy, smsy i wszystko co się da…

Idąc po nitce do kłębka udaje się wyjaśnić tajemnicę eventu-widmo. Okazuje się, że to nasz niedoszły klient zapomniał ze swojej agendy wymazać nazwę Twojej agencji w momencie, gdy skorzystał z usług konkurencji. Cóż, życie – w sumie każdego dnia przydałby się taki kop adrenaliny na rozbudzenie, prawda? 😉

 

Wyślij do nas zapytanie i zorganizuj z nami swój wymarzony event

Copyright @ 2019 Agencja Eventowa Argentum Event

Używamy cookies i podobnych technologii m.in. w celach: świadczenia usług, reklamy, statystyk. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. Pamiętaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia.