Firmowa Gala Online z wręczeniem nagród – Case Study

Jak podsumować ubiegłoroczne osiągnięcia i przedstawić plany na nadchodzący rok w tych niesprzyjających spotkaniom warunkach? Oczywiście eventem online!

Już w listopadzie 2020 roku rozpoczęliśmy przygotowania do wielkiej gali dla jednego z naszych klientów. Event, który odbył się w lutym 2021 roku był wyjątkowym i ważnym wydarzeniem dla firmy. Poza występem znakomitych prelegentów, którzy podsumowali ostatnie osiągnięcia i wyznaczyli nowe kierunki rozwoju na koleje lata, odbyło się także wręczenie nagród dla najlepszych pracowników.

NASZA REALIZACJA GALI ONLINE

Liczba uczestników: 150

Forma wydarzenia: online

Typ wydarzenia: Gala z rozdaniem nagród (podsumowanie roku)

Klient: Vantage Development

Już w trakcie pierwszego spotkania powstała spójna wizja całego wydarzenia. Ustaliliśmy priorytety i dopracowaliśmy szczegóły. Nie pozostało nic innego jak wcielić plan w życie.

A koncept był prosty, trzeba było tylko:

• Zorganizować transmisję live na platformie YouTube, na dedykowanym kanale Vantage Development
• Stworzyć plan do wystąpień prelegentów, strefę chillout do prowadzenia rozmów kuluarowych oraz ściankę, na której wręczane będą nagrody – oczywiście z możliwością przejścia między nimi dla każdego z uczestników
• Zaplanować wręczenie 18 nagród dla najlepszych pracowników na specjalnie zaprojektowanej ściance
• Zorganizować transmisję występu zespołu Kwiat Jabłoni
• Wyemitować dedykowane filmy, prezentacje i grafiki – w odpowiednim czasie i na właściwym planie
• Przeprowadzić perfekcyjną degustację wina z najlepszym sommelierem, a wcześniej oczywiście zadbać o wysyłkę pakietów z próbkami do degustacji prosto do domów uczestników wydarzenia

Bułka z masłem! 🙂

Tym razem nasze studio, z którego prowadzona była transmisja live, zbudowaliśmy w siedzibie firmy naszego klienta. Kilometry kabli i kilkaset kilogramów różnego rodzaju sprzętów niezbędnych do realizacji wydarzenia, wnosiliśmy i rozstawialiśmy w siedzibie Vantage Develepment w przeddzień wydarzenia. Stworzenie dwóch planów, z czterema kamerami, oświetleniem, nagłośnieniem oraz realizatorką wizji oraz dźwięku, dzięki wcześniejszym wizjom lokalnym (i niezawodności naszych montażystów :)), poszło gładko i bez żadnych komplikacji.

Niezwykle ważnym elementem przygotowań do gali były również próby z prelegentami. Sześciu prezenterów oraz dwoje prowadzących, do tego dwa plany, kable na podłodze i statywy kamer i tylko jedna właściwa trasa – zdecydowanie trzeba było to przećwiczyć.

Wielka gala to wielkie wyzwanie. Każdy element musi wgrać się idealnie w harmonogram, wszystko musi iść zgodnie ze szczegółowym planem. O to, aby event przebiegł zgodnie ze scenariuszem dla Vantage Development zadbała nasza załoga techniczna oraz koordynujący wydarzenie event manager.  W tym miejscu wielkie podziękowania dla całego teamu Vantage – za miłą współpracę, zaufanie i feedback, który nadal dmie w nasze eventowe żagle. Dzięki!

Autor: Marcin – Key Account Manager Skontaktuj się ze mną