Event firmowy, bez względu na to czy planujesz wyjazd integracyjny, piknik czy konferencję branżową, wymaga kreatywnego planu i odpowiedniej strategii jego realizacji. To długie godziny spędzone na tworzeniu koncepcji, wyszukiwaniu miejsca oraz atrakcji, które zaintrygują i zajmą uczestników wydarzenia. To też czas poświęcany na kontakt z podwykonawcami, np. dostawcami techniki scenicznej, animatorami, cateringiem, gwiazdami estrady itd., na dogrywanie szczegółów i upewnianie się, że wszystko odbędzie się zgodnie z planem. Czy można ułatwić sobie organizację wydarzenia firmowego? Oczywiście! Wystarczy wybrać agencję eventową, która zajmie się zaplanowaniem i realizacją imprezy od A do Z.
Jak określić czy agencja eventowa jest dobra? Na podstawie samej oferty? Niskiej ceny zaproponowanego wyjazdu integracyjnego? Niekoniecznie.
Dobra firma eventowa, to taka, która:
Wybór firmy eventowej, która zaplanuje, zorganizuje i zrealizuje Twoje wydarzenie zacznij od przygotowania briefu. Określ w nim typ wydarzenia (gala, jubileusz, piknik, wyjazd firmowy itd.), określ jego cele (np. integracja zespołu, sprzedaż, szkolenie & teambuilding), ramy czasowe (kiedy event ma się odbyć, do kiedy agencja eventowa ma przedstawić ofertę), a także przewidywany budżet.
„W trakcie rozmów klienci zaznaczają często, np. w przypadku rodzinnych pikników firmowych, że dobrze byłoby skupić się przede wszystkim na stworzeniu angażującej strefy dla dzieci. Dzięki temu pracownicy, którzy są rodzicami, zyskują czas na rozmowy, integrację i zabawę w gronie dorosłych. Takie informacje bardzo ułatwiają proces planowania wydarzenia” – podkreśla Marta Bzoma, Incentive & Event Manager w Argentum Event.
Po stworzonym briefie czas na research i rozpoznanie rynku. Agencji Eventowych działa w Polsce całkiem sporo – dużych i małych, lokalnych i ogólnopolskich. Każda z nich specjalizuje się w innych typach eventów, działa na inną skalę i ma większy lub mniejszy zespół ekspertów. Warto wybrać partnera, który w portfolio posiada chociaż kilka wydarzeń o podobnym profilu do tego, który my chcemy zorganizować.
Decydując się na współpracę z konkretną firmą eventową warto także zapytać, czy osoba, która przygotowała dla nas ofertę, z którą kontaktowaliśmy się w sprawach związanych z planowaniem naszego wydarzenia, będzie również odpowiedzialna za jego realizację na miejscu. Nie we wszystkich agencjach eventowych handlowiec, to także event manager i realizator. To ważne, nie tylko dla naszego komfortu (w końcu nawiązaliśmy już jakąś relację w czasie wspólnego tworzenia i akceptacji scenariusza imprezy), ale też dlatego, że na wydarzenia firmowe składa się wiele niuansów, które można poznać w trakcie rozmów, uzgadniania agendy wyjazdu, ale które mogą umknąć w trakcie przekazywania tematu do realizacji.
„W Argentum często pracujemy w teamach realizacyjnych. Tzn., że wspólnie (np. w 2 – 3 osoby) tworzymy oferty wyjazdów integracyjnych, pikników czy innych wydarzeń dla naszych klientów. Każda osoba z teamu odpowiada za inny zakres tematyczny, np. jeden z Managerów za catering i animacje, a drugi za technikę sceniczną, oświetlenie czy współpracę z gwiazdami. Każdy z nas wie, czym zajmuje się druga strona i na jakim jest etapie ze swoimi zadaniami. Dzięki temu nie tylko pracujemy szybciej i efektywniej, ale też możemy zastąpić się na realizacjach, gdyby ktoś z nas był nieobecny” – podkreśla Marta Bzoma, Incentive & Event Manager w Argentum Event.
Wybierając firmę eventową, która kreatywnie zaplanuje, zorganizuje i zrealizuje Twoje wydarzenie weź pod uwagę:
Dzięki współpracy z dobrze wybraną firmą eventową możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu i jeszcze więcej nerwów. Zyskujesz spokój i pewność, że Twoje wydarzenie zostanie zaplanowane zgodnie z harmonogramem i w określonym budżecie. I chociaż wybór agencji eventowej nie jest prosty (wpływa na niego wiele czynników), to wierzymy, że jeśli raz wybierzesz dobrze, to przez kolejne lata będzie już z górki. Nasi wieloletni klienci zdają się podzielać tę opinię.
Copyright @ 2024 Agencja Eventowa Argentum Event