Najlepszy piknik firmowy! 15 elementów udanego eventu plenerowego.

Właśnie dowiedziałeś się, że zostałeś głównym organizatorem eventu pracowniczego Twojej firmy. Gratulacje! Ale jako ktoś, kto spędził w firmie już jakiś czas, wiesz, że nie będzie to zadanie łatwe. Uczestniczyłeś już w imprezach, które były świetne, ale przytrafiały się też eventy, o których lepiej zapomnieć. Twoim zadaniem tym razem będzie zorganizowanie pikniku firmowego.

Zaproszenie pracowników do udziału w specjalnym wydarzeniu, jakim jest piknik firmowy to jednak doskonały sposób motywacji i zachęta do zaangażowania się. Takie właśnie imprezy plenerowe budują jedność w firmie i niezwykle ważne jest, by zorganizować je dobrze. Dlatego też stworzyliśmy ten poradnik!

Jak zorganizować piknik firmowy, który wszyscy zapamiętają?

1. Ustal cele. Razem z szefostwem omów podstawowe założenia eventu i jakie ma on przynieść wyniki. Powodów do organizacji pikniku firmowego może być wiele. Zwiększenie morale pracowników? Pomoc w lepszym poznaniu swoich kolegów? Uznanie pracowników za ciężką, całoroczną pracę? A może chodzi tylko o dobrą zabawę? W tym przypadku nie ma złych odpowiedzi. Jednakże poznanie i zrozumienie celów wydarzenia pozwoli Ci z powodzeniem zaplanować cały przedsięwzięcie.

2. Ustal, kto weźmie udział w pikniku. Często różne firmy mają różne tradycje i wytyczne odnośnie zapraszania gości na swoje eventy. Dowiedz się, kogo Twoje szefostwo chciałoby podczas pikniku firmowego zobaczyć. Pozwoli Ci to zdecydować, czy udział w evencie wezmą tylko pracownicy firmy, czy będą mogli wziąć ze sobą swoich małżonków i dzieci? Co z emerytowanymi i zasłużonymi pracownikami? Czy przedstawiciele klientów, dostawców i partnerów również będą pożądanymi gośćmi? Ustalenie listy gości to trudne zadanie, podejdź do niego skrupulatnie!

3. Zbuduj drużynę! Nie oszukujmy się, samemu nie dasz rady zorganizować wydarzenia na setki lub tysiące osób — będziesz potrzebować pomocy! Wybierz więc współpracowników, którzy pomogą Ci zdecydować, jak ma wyglądać Wasz piknik firmowy. Możesz ich wykorzystać, by dowiedzieć się, czego pracownicy Twojej firmy oczekują od takiego wydarzenia i czego się spodziewają. Również i taka pomoc w dniu wydarzenia bardzo się przyda. Zadbaj o stworzenie konkretnego i sprawnego zespołu, a najlepiej to…

4. Zatrudnij profesjonalistów! Pracownicy w firmie zazwyczaj mają bardzo mało czasu na projekty poboczne, którym trzeba poświęcić wiele czasu, a piknik firmowy takim projektem właśnie jest. Nie zwlekaj więc i zgłoś się do agencji eventowej (np. do nas ;)), która z powodzeniem zajmie się organizacją tego wydarzenia. Nadal to Ty będziesz podejmować wszelkie decyzje odnośnie wyglądu pikniku, ale wszystkie prace związane z organizacją wykona dla Ciebie firma eventowa.

5. Zaskocz uczestników! Do samego końca utrzymaj wszelkie atrakcje w tajemnicy. Niech piknik firmowy będzie dla wszystkich niespodzianką. Nada to wydarzeniu dodatkowego kolorytu, a pracownicy będą o nim mówić dużo wcześniej, zastanawiając się, co ich czeka. Koncert gwiazdy? Tor przeszkód? Wyścigi? Pamiętaj jednak, że jeśli zaplanujesz aktywności, podczas których goście będą mogli się ubrudzić, daj im o takiej możliwości znać wcześniej, aby mieli czas się do tego odpowiednio przygotować.

6. Zadbaj o motyw przewodni. Nie jest to konieczne, ale z pewnością wybranie motywu przewodniego pikniku sprawi, że całe wydarzenie będzie atrakcyjniejsze. Jeśli wybrałeś pomocników, zapytaj ich, w jakim klimacie widzieliby ten event. Jeśli współpracujesz z agencją, poproś o ich propozycje na temat przewodni. Możliwości jest ogrom! Olimpiada firmowa? Eko Piknik? Apokalipsa zombie? A może coś z uniwersum Marvela albo Disneya? Możesz przeprowadzić ankietę wśród pracowników i dowiedzieć się, jaki klimat podoba im się najbardziej.

7. Znajdź super miejsce! To niezwykle ważny element każdego pikniku — lokalizacja. Zrób wszystko, aby odbył się on na atrakcyjnym terenie zielonym. Jeśli firma dysponuje swoją przestrzenią, koniecznie sprawdź ją wcześniej, czy wszystkie atrakcje i scena oraz goście się na nim zmieszczą. Jeśli taką powierzchnia firma nie dysponuje, w mieście, w którym ma siedzibę, z pewnością znajdziesz inne ciekawe i przyciągające miejscówki.

8. Super catering. Jednym z najważniejszych elementów każdego wydarzenia, a w szczególności plenerowego pikniku firmowego jest jedzenie. Wybierz firmę cateringową, która będzie w stanie na poziomie obsłużyć dużą liczbę uczestników. Istotne też jest zadbanie o różnorodność i ograniczenia dietetyczne. Na evencie muszą pojawić się dania bezglutenowe, dla wegan oraz wegetarian. Dobrym pomysłem jest również zaproszenie na piknik kilku food trucków. Nie tylko będą dodatkową atrakcją, ale i unikniesz monotonności.

9. Zdrowa rywalizacja. Jeśli pracownicy Twojej firmy to urodzeni zwycięzcy, doskonałym pomysłem będzie zorganizowanie gier i zabaw, w których będą mogli ze sobą rywalizować. Nie tylko zapewnisz im świetną rozrywkę, ale i nauczysz współpracy w zespole. Nic bardziej nie integruje, niż walka o wspólny cel. Możliwości jest bardzo wiele: od zawodów sportowych po konkursy improwizacji kabaretowej. Jest tego tak dużo, że najprościej będzie odesłać Cię do naszej team buildingowej oferty.

10. Wkręć szefostwo! Pracownicy uwielbiają wkręcać i angażować do zabaw swoich szefów. Postaraj się zaprosić ich do różnych aktywności lub wzięciu udziału w zawodach. Zrób im dowcip i wkręć w coś śmiesznego. Pamiętaj jednak, że powodzenie takiej akcji zależy w dużej mierze od ich „przysposobienia”. Musisz od początku wiedzieć, na co możesz sobie pozwolić, a na co nie.

11. Nie drżyj na widok chmur. I zawsze miej plan awaryjny. Klimat się zmienia i pogoda często nas zaskakuje. W Polsce mniej więcej wiemy czego się spodziewać, ale może się zdarzyć, że pogoda zmieni się i dzień, który miał być słoneczny, okaże się pochmurny i będzie straszyć deszczem. Zawsze musisz mieć plan B w postaci, chociażby zapasowego miejsca pod dachem, gdzie da się przenieść chociaż z częścią przygotowanych atrakcji. Możesz również zmienić datę eventu, ale niech to będzie ostateczność.

12. Uwolnij ukrytych artystów. Cóż, każdy w dzieciństwie, ku przerażeniu rodziców, lubił bazgrać po ścianach lub innych, zupełnie ku temu nieprzeznaczonych miejscach. Pomyśl o ściągnięciu na event atrakcji, podczas których uczestnicy będą mogli ponieść wodze fantazji i wykazać się artystycznymi talentami. Kiedyś zbudowaliśmy „sztuczną” ścianę i zaprosiliśmy mistrzów sztuki graffiti. Oni przygotowali specjalne malowidło ścienne dla klienta, a uczestnicy eventu po drugiej stronie ściany stworzyli swoje własne arcydzieło, które później znalazło swoje miejsce na terenie firmy. Zabawy było co niemiara!

13. Nie mów o biznesie! Piknik firmowy ma być okazją do odetchnięcia dla pracowników. Mają się dobrze bawić i na chwilę zapomnieć o codziennych obowiązkach. Nie mówmy głośno o celach i założeniach, a podsumowania zostawmy na inną okazję. Jeśli szefostwo chce wygłosić przemówienie, nie ma problemu! Zasugeruj im jednak, aby ta przemowa była krótka i nie dotyczyła spraw związanych z obowiązkami pracowniczymi. W tym celu zaplanuj inne spotkanie, w innym miejscu, w innych okolicznościach.

14. Pomyśl o wszystkich. Planując atrakcje zadbaj o to, by mógł w nich wziąć udział każdy, lub zamów ich tyle, by wszyscy mogli znaleźć coś dla siebie. Nie możesz doprowadzić do sytuacji, gdzie ktoś na dużym pikniku dla pracowników będzie czuł się wykluczony. Nie każdy jest urodzonym sportowcem, nie każdy wykazuje się świetną sprawnością ruchową lub ma po prostu kontuzję czy inne ograniczenia. Agencja eventowa, z którą nawiążesz współpracę, z pewnością będzie mieć w tej kwestii niejedną propozycję.

15. Rozdaj upominki. Któż z nas nie lubi dostawać prezentów, nawet małych? Pomyśl o tym, aby rozdać uczestnikom na starcie małe gadżety związane z Twoją firmą. Nie powinno to znacząco wpłynąć na budżet całego przedsięwzięcia, a będzie naprawdę dobrze postrzegane przez wszystkich gości.

Teraz pozostaje Ci tylko zrelaksować się i dobrze bawić! Może i nie wszystko pójdzie zgodnie z planem, ale dopóki wszyscy bardzo dobrze się bawią, to Twój piknik firmowy będzie sukcesem!